#5 – Moderne Belegverarbeitung: Wie die E-Rechnung die Buchhaltung verändert

00:00:07: Tax and Bytes,

00:00:08: der Podcast für die digitale Steuerwelt.

00:00:13: Diese Ausgabe von Tools Insight wird unterstützt von

00:00:16: AMD.

00:00:18: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Tax & Bytes dem Podcast rund um Digitalisierung, Technologie und die Tools, die den Arbeitsalltag in Steuerkanzlern verändern!

00:00:28: Ich bin Annika Glinker

00:00:30: Und ich bin Franziska Bouillon.

00:00:32: Schön, dass ihr wieder dabei seid!

00:00:34: Heute sprechen wir über einen Bereich der wahrscheinlich wie kaum ein anderer für den digitalen Wandel in Steuerkanzle entsteht – die Buchhaltung.

00:00:41: Dabei geht es jetzt längst nicht mehr nur darum Papierbelege durch digitale Belege zu ersetzen.

00:00:46: mit E-Rechnungen, Automatisierung und auch künstlicher Intelligenz verändert sich zunehmend die Frage wer oder was eigentlich noch bucht.

00:00:54: Ja, und damit verändert sich natürlich auch die Arbeit der Menschen in der Kanzlei.

00:00:59: Wenn jetzt eine Software-Belege aus die Buchungen vorbereitet und bestimmte Geschäftsvorfälle irgendwann weitgehend selbstständig verarbeitet wird aus dem klassischen Erfassen immer stärker ein kontrollieren steuern und bewerten Und gleichzeitig darf man bei dieser Entwicklung natürlich auch Die andere Seite nicht vergessen nämlich die Mandanten.

00:01:19: Auch dort entstehen durch die E-Rechnung ganz neue Herausforderungen.

00:01:23: Und wie dieser Wandel in der Praxis aussieht und wie Kanzleien ihn für sich nutzen können, darüber sprechen wir heute.

00:01:30: Genau!

00:01:31: Wir haben uns dazu wieder jemanden eingeladen, der beide Seiten kennt – die Arbeit in einer Steuerkanzlei und die Entwicklung von Software für Steuerkanzlei.

00:01:40: Unser Gast ist Rafael Weynett, Produktmanager bei der HMD Software AG.

00:01:45: Rafael hat selbst viele Jahre in einer Steuerkanzlei gearbeitet und beschäftigt sich heute unter anderem mit der Automatisierung, der Buchhaltung digitalen Kanzlei-Prozessen KI und der Frage wie aus manuellen Routinen möglichst einfache und auch standardisierte Prozesse werden können.

00:02:01: Ja, diese Erfahrungen teilt Raphael außerdem auf seiner eigenen Plattform.

00:02:05: Raffi rechnet.

00:02:07: Sein Ansatz dabei lässt sich eigentlich ganz gut auf einen Satz reduzieren denn er sagt gute Software sollte nicht möglichst viele Funktionen haben sondern konkrete Probleme lösen und Menschen unnötige Arbeit abnehmen.

00:02:20: ja und genau darum soll es heute gehen.

00:02:22: Raphael herzlich willkommen bei Texan Bytes.

00:02:24: schön dass du da bist

00:02:26: Ja, Servus und danke für die Einladung und die Vorstellung an euch beide.

00:02:30: Ich freue mich wirklich sehr hier da zu sein!

00:02:32: Und ja das Thema beschäftigt mich schon sehr lange und ich komme selbst aus der Kanzlei und kenne deshalb auch gerade die andere Seite nicht nur die schöne Seite auf der Produktmanagerwelt sondern in der man sich einen perfekten Prozess aufmalt.

00:02:46: Sondern genau das was man in der Praxis hat.

00:02:49: Man kommt morgens in die Kanzlei nimmt sich kurz vor und dann gibt es genau fünfzehn andere Dinge die dazwischen gekommen sind.

00:02:55: Und genau deshalb finde ich die Frage aus der Spannung.

00:02:57: Wie schaffen wir die Digitalisierung, die im echten Kanzleiherentag funktioniert und den Menschen tatsächlich Arbeit abnimmt?

00:03:04: Ja, ja perfekt.

00:03:05: Dann ich würde sagen wir starten direkt rein ins Thema.

00:03:08: die E-Rechnung verändert eben mehr als nur das Rechnungsformat.

00:03:11: Raphael wenn über E- Rechnung gesprochen wird dreht sich vieles um Formate, Fristen und auch gesetzliche Vorgaben.

00:03:18: du sagst aber dass die eigentliche Veränderungen viel tiefer geht.

00:03:21: was hat denn die Erechnung im Zusammenspiel zwischen Mandant und der Steuerkanzlei aus deiner Sicht verändert?

00:03:28: Für mich ist der entscheidende Unterschied dass hier plötzlich nicht mehr über Dokumente und Papier reden sondern eben um reine Daten.

00:03:36: Und das geht nur noch digital, vor allem nur auf der Austausch.

00:03:39: Das PDF selber als Rechnung – das war halt mein Gott!

00:03:42: Das Papier war.

00:03:43: oder ob es gescannt oder nachher nur als PDF war, da das war einfach eine andere Form und jetzt wars ein Bildschirm.

00:03:49: Aber jetzt stehen echte Daten dahinter in einem neuen Format strukturierte Informationen.

00:03:54: Da ist alles sauber drin, Rechnungsnummerbeträge steuern lieferant

00:03:59: usw.,

00:04:00: damit stellt sich dann automatisch die Frage warum sollten?

00:04:04: all diese Informationen später nochmal abgetippt und neu erfasst werden.

00:04:08: Das verändert eben auch gerade die Zusammenarbeit mit den Mandanten, denn alles sammeln und irgendwann dann in die Kanzlei schicken ist aus meiner Sicht einfach nicht mehr zeitgemäß weil wenn die Rechnungen als Ehrechnung kommen sollten diese meiner Meinung nach zeitnah weiter geleitet werden und zwar durch einen durchgängigen Prozess und genau da müssen Kanzleien man dann viel viel stärker zusammen Denken zusammenhandeln.

00:04:34: Du hast es gerade schon gesagt, der Prozess hat sich grundlegend verändert.

00:04:38: Früher war's ja so ein Rechnung kommt an landet beim Mandanten und irgendwann in der Kanzlei hoffentlich also digital oder tatsächlich im sogenannten Pendelordner.

00:04:49: jetzt ist die Rechnungen du hast es schon gesagt plötzlich einen strukturierter Datensatz.

00:04:53: Ist das?

00:04:55: Du hast das ja glaube ich auch schon mal nicht.

00:04:56: zitiert ich mal Der Tod des Pendel Ordners?

00:04:59: Ja

00:05:00: Den würde ich am liebsten abschaffen.

00:05:02: Ich weiß, dass der vielerseits sehr geliebt wird dieser Pendelordner und einige daran festhalten weil sie ganz einfach geblättert haben und gebucht haben.

00:05:09: aber das ist ja häufig bei der Digitalisierung so nicht den Prozess eins zu eins zu nehmen umzubauen sondern im Neudenken in dem Prozess.

00:05:18: und es klingt jetzt vielleicht ein bisschen überspitzt Es passiert gerade schon.

00:05:23: Wir haben vorne einen hochdigitalen Beleg und anschließend behandeln wir das Ding auch von der Zeit her wie alles andere bisher, und das ist meiner Meinung nach wirklich der Fehler weil eigentlich steckt in dieser E-Rechnung ja schon ein Riesenteil von dem drin was wir weiter verarbeiten wollen wenn ich den erst irgendwo speicher uns sammel und dann womöglich noch zip und dann an die Kanzlei weiter leite.

00:05:47: Das ist einfach nicht mehr zeitgemäß Und es ist auch nicht der Prozess wie wir in unserem wünschen.

00:05:51: Und für mich ist es deshalb die Frage lauten, wie bekommen wir genau diese Belege ohne Medienbruch?

00:05:57: Weil sie dürfen jetzt auch nicht mehr verändert werden.

00:06:00: Vom Eingang von Mandanten zur Verarbeitung direkt in die Buchhaltung.

00:06:04: Das ist der eigentliche Schritt dann weg vom Pendelordner.

00:06:09: Ja, das was du jetzt beschreibst.

00:06:12: Das geht schon auch in die Richtung.

00:06:13: an der nächsten Frage es wird halt häufig aus Sicht der Kanzlei gedacht aber ein Mandant kann ja heute beispielsweise eine X-Rechnung erhalten die im Gegensatz zum hybriden Zugpferd Format keine Visualisierung für das menschliche Auge anbietet.

00:06:26: Die X Rechnungen kann er also ohne entsprechende Software gar nicht sinnvoll lesen.

00:06:31: Wie erlebt ihr dass dann in der Praxis?

00:06:33: wissen Unternehmen überhaupt was mit solchen Rechnung was sie mit solchen rechnungen machen sollen?

00:06:38: Teilweise ja und teilweise leider überhaupt noch nicht.

00:06:42: Ich finde aber, dass wir gerade die Mandantenseite hier nicht aus dem Fokus lassen sollten.

00:06:47: Wir brauchen Unterstützung und wir brauchen nochmal auch die Gewissheit das was auf sie zukommt und wie das Ganze aussieht.

00:06:53: denn für uns sind mittlerweile Begriffe wie X-Rechnung, XML und Zugpferd völlig normal.

00:06:59: Aber für das normale Mandat ich sage mal für den normalen kleinen Handwerker oder Einzelhändler ist es eine Rechnung dem interessiertes Format nicht wirklich.

00:07:08: Und jetzt kommt so eine XML-Datei per Mail bei ihm an und da haben wir es auch schon ans Feedback bekommen, aufgemacht die Daten wir sehen gelöscht, Angst gehabt ein Virus eingefangen zu haben und so ist das halt beim ersten Mal.

00:07:21: ja ich verstehe sie auch wirklich aus.

00:07:23: aber genau deshalb brauchen wir ja auch Lösungen die technisch nicht komplex sind und den Mandanten auch nicht überfordern.

00:07:32: Der muss nicht wissen, ob da eine X in L dahinter ist oder nicht.

00:07:35: Er muss die Rechnung lesen können und prüfen können und gegebenenfalls reingeben können.

00:07:40: Und genau das setzen wir in unseren Lösungen auch konsequent um.

00:07:44: Wenn Digitalisierung dazu führt dass der Mandant erst eine Schulum- und Dateivormaten braucht dann haben wir auf der Software Seite definitiv was falsch gemacht.

00:07:54: Ja, du hast gerade schon ein Beispiel angesprochen.

00:07:56: Lass uns doch gerne den ganzen Prozess einmal anhand eines konkreten Beispiels anschauen.

00:08:01: Nehme mal einen kleinen Handwerksbetrieb der seine Buchhaltung bisher relativ klassisch organisiert hat und plötzlich eine solche X-Rechnung oder Zugverdrechnung per Mail erhält.

00:08:13: Was sagst Du?

00:08:13: Wie sieht der ideale Prozess für diesen Mandanten aus?

00:08:18: Im Idealfall ist der Prozess zu dem Handwerk ziemlich unspektakulär – das meine ich absolut positiv!

00:08:24: Bei uns sind es Lösungen wie ein Workflow oder einen ASP-Client, wo man genau weiß, worum die Rechnung einfach hinliegt.

00:08:31: Die Rechnungen kommt rein und wird in diese Lösung entweder bei directem Drop reingeschoben oder importiert je nachdem, wie das eben der Fall ist.

00:08:39: Und dort wird dieser Beleg sofort so dargestellt dass der Mandant ihn normal lesen kann.

00:08:44: Er muss nicht noch mal ein extra Tool aufmachen oder sich besorgen Das fällt weg.

00:08:49: Im Hintergrund wird jetzt schon geprüft, ob es sich wirklich um eine E-Rechnung handelt.

00:08:53: Ob die technische Ordnung ist und welche Daten darin enthalten sind.

00:08:57: Wenn man dann früßt eigentlich nur noch das was er bisher auch geprüst hat, habe ich die Leistungen überhaupt bekommen.

00:09:02: Stimmter Betrag will ich die Rechnung überhaupt bezahlen.

00:09:06: Und danach sollte eben nicht noch extra etwas getan werden wie herunterladen, umbenennen... Wie bringe ich das in die Kanzlei?

00:09:13: Sondern wenn er die gesehen hat und sie freigibt Ein Klick und zack ist sie in der Kanzlei.

00:09:18: Und nicht nur in der kanzlei, sondern dort in den richtigen Buchhaltung.

00:09:21: Darum geht es unserer Meinung nach.

00:09:25: Ja spannend damit bekommt ja die Kanzlei möglicherweise auch eine ganz neue Rolle.

00:09:28: Es reicht jetzt nicht unbedingt zu sagen schick uns doch mal deine Belege digital zu.

00:09:32: Sondern.

00:09:33: Mandanten müssen vielleicht auch verstehen wie Sie E-Rechnungen öffnen prüfen weiterverarbeiten.

00:09:38: Was denkst du?

00:09:39: Wie viele Unterstützung Steuerkanzleien da künftig leisten müssen?

00:09:43: Ja, sollte die Verantwortung da beim Unternehmen selbst liegen?

00:09:46: Wo siehst du da die Rolle der Kanzlei.

00:09:49: Also die Verantwortung für die Geschäftsprozesse bleiben natürlich bei dem Unternehmen und ich glaube nicht dass die Kanzrei jetzt zum IT Support für jeden Mandant werden sollte.

00:09:58: aber die Kanslei hat jetzt eine riesen Chance und zwar Orientierung zu geben.

00:10:02: denn wenn die kanzlei nichts vorgibt bringt man dann A seine Rechnung per Mail mandat B über irgendeine Cloud Man dann C schickt es über WhatsApp und sowas gibt's wirklich Und man d-drückt die Rechnungen dann womöglich doch noch aus, was absolut der fatale Fehler wäre.

00:10:19: Deshalb würde ich als Kanzlei klipp und klar sagen das ist unser empfohlener Prozess und so sollen die Rehnungen bei uns ankommen.

00:10:28: Das ist ein natürlicher Beratungsaspekt.

00:10:31: Man lernte den Mandanten auf einmal auch von einer ganz anderen Seite kennen.

00:10:35: da hat man sich nämlich bisher gar nicht dafür interessiert.

00:10:39: Wenn ich jetzt da komm'n mal einander näher und klingt das fast falsch, aber es ist halt so.

00:10:43: Das Interesse die Beratung... Und wenn man das investiert, mir ist völlig klar, dass kostet Zeit, das ist ein Investor.

00:10:49: Aber die zahlt sich super aus!

00:10:52: Weil der Mandant eben nicht erst dich selber zehn Lösungen anschauen muss sondern wenn ich dem drei vier Möglichkeiten gebe wie passen könnte ja dann kann er sich auch da was aussuchen.

00:11:02: Ja, neben diesen Darstellungsproblemen bzw.

00:11:05: neben der Darstellung kommt ja auch noch ein zweites Thema hin zu nämlich die Validierung.

00:11:09: Was begegnet euch da aktuell in der Praxis?

00:11:12: Funktioniert schon eine automatische Prüfung oder gibt es noch häufig Fehler?

00:11:19: Tja das ist tatsächlich ein Häufig Fehler.

00:11:24: Es gibt leider noch gar nicht so viele E-Rechnungen momentan in der praxis.

00:11:27: alle Verhalten sich momentan noch sehr verhalten tatsächlich.

00:11:32: Und die Rechnungen, die es momentan schon gibt.

00:11:34: Die haben immer wieder Fehler.

00:11:36: Das kann sein dass die E-Rechnung überhaupt nicht gültig ist in dem Format.

00:11:39: Es kann aber auch sein das es nur ein kleiner, ja sag ich mal... Dass die Kundennummer nicht drin steht.

00:11:45: Warum sollte sie bei der Finanzverwaltung da nicht güldig sein?

00:11:47: Aber kurios hatte ich erst Gäste wieder direkt beim Mandanten.

00:11:51: Ich sehe's

00:11:52: zack.

00:11:53: auf den PDF steht die Kundernummer im XML Format steht sie nicht.

00:11:56: Das sind dann einfach Sachen größer Koch und das ist aber das.

00:12:00: wir zeigen immer die Daten aus der XNL den Kunden an und da standen dann Kunden nun mal gar nichts.

00:12:05: Also es sind Fehler drin, nach wie vor und deswegen ist das für mich auch so wichtig dass wir frühzeitig schon darstellen wo der Fehler ist.

00:12:13: weil wenn ich jetzt den Beleg schicke in die Kanzlei und da ist es ja häufig noch so nach drei vier Wochen findet dann die Bearbeitung statt und dann stellen wir fest als ein Fehler Rechnung schon bezahlt.

00:12:23: was hat denn da der Lieferant für im Grund die Rechnungen nochmal zu korrigieren?

00:12:26: Also gleich der Mandant soll es sehen, wenn die Rechnung kommt.

00:12:29: Dann kann er seinen Lieferanten ansprechen.

00:12:33: Du hast jetzt schon ein Beispiel gebracht, steigen wir dann noch mal ein bisschen tiefer ein.

00:12:38: in anderer Fall eine Rechnungen sieht für den Mandanten vielleicht völlig normal aus aber dann stellt er bei der Prüfung fest das beispielsweise eine erforderliche Angabe im strukturierten Datensatz fehlt.

00:12:49: was passiert denn dann konkret und wie sollte auch der Mandat und die Kanzlei mit so einem konkreten Fall umgehen?

00:12:57: Da sollte der Fehler kommen, und zwar nicht allzu kryptisch.

00:12:59: Das sind immer diese BT, XY-Felder die da drin stehen Und wir sollten es jetzt nicht beim Mandanten lassen zu sagen Hey!

00:13:05: Geh mal her Google das oder gibts JetGPT oder Clouds.

00:13:08: Was ist denn das für ein Fehler?

00:13:10: Sondern es sollte einfach klar dastehen hey das ist ein Ein kleiner Fehler.

00:13:14: können sie verarbeiten?

00:13:15: Oder dass es ein gravierender Fehler.

00:13:17: du brauchst eine neue Rechnung.

00:13:18: Das sollte eigentlich für ihn darstehen und am besten auch natürlich noch was Es genau ist damit der Hersteller oder der Ersteller der Rechnungen weiß, wo er etwas tun oder ändern kann.

00:13:30: Aber es dreht sich immer nur darum, es ist entscheidend was das für ein Fehler ist und was das am Ende für Konsequenzen hat.

00:13:37: Sind's gesetzliche Sachen?

00:13:38: Dann muss es geändert werden.

00:13:39: oder sind ganz einfach Dinge, wenn man sagt okay das sind optionale Angaben dann kann es natürlich weitergehen Und diese Prüfung wie schon gesagt findet im Optimalfall statt, wenn der Mandant diese Rechnung schon bekommt und das erste Mal sieht Wenn man eben da das Ganze mit einblendet, dann kann er auch handeln.

00:13:56: Vorher weiß das ja leider nicht.

00:13:59: Ja momentan gibt es noch Übergangsregelungen, aber in den kommenden Jahren wird der Druck vermutlich zunehmend steigen.

00:14:07: Was würdest du einer Kanzlei sagen die das Thema aktuell noch vertagt und denkt wir kümmern uns erst darum wenn die E-Rechnung für unsere Mandanten wirklich flächendeckend relevant wird?

00:14:18: Was wäre dein Tipp?

00:14:19: Ja ich würde sagen hopp jetzt wird's langsam Zeit weil Wenn ich jetzt dann im Januar mindestens die Hälfte Alarmandate nicht nur solche Rechnungen erstellen muss, sondern sie schon längst auch empfangen muss.

00:14:33: Dann kann es sein dass auf einmal unter zweihundert Mandanten auf der Matte stehen und zwar zum gleichen Zeitpunkt und brauchen eine Lösung weil man sich damit nicht beschäftigt hat.

00:14:43: Und wenn die Kanzlei noch nicht mal mit einzelnen Mandanten jetzt die Erfahrung gemacht hat wie das laufen kann was Best Practice ist wie sie vor allem auch selber mit einer E-Rechnung umgeht Dann würde ich sagen, dann ist es eigentlich schon zu spät.

00:14:56: Ich bin aber froh dass sehr viele Kanzleien diese Erfahrungen jetzt schon sammeln.

00:15:00: natürlich weil es gibt ja schon genügend E-Rechnungen um diese Erfahrung zu machen.

00:15:05: und richtig anfangen tut momentan keiner mehr das möchte ich damit sagen.

00:15:10: Aber der Ausbau auch die letzten Mandanten mitzunehmen oder die die nach wie vor sagen oh ich schick nach wie vorher den Pendelorten ich will das ganze nicht digital Die müssen jetzt wach gerettet werden.

00:15:20: also das ist das schickste Eisenbahn.

00:15:21: aus meiner Sicht

00:15:25: Gehen wir mal zum zweiten Block über und damit auch zu einem Thema, das uns jetzt überall begegnet.

00:15:31: Auch in der Steuerwelt.

00:15:33: wenn Rechnungen jetzt ohnehin strukturiert digital vorliegen oder die Inhalte auch automatisch ausgelesen werden können dann stellt sich ja so eine grundsätzliche Frage warum sollte eine Fachkraft die Information überhaupt noch manuell erfassen?

00:15:46: Und ist vielleicht die E-Rechnung deshalb letztlich vielleicht auch nur der Einstieg in eine noch größere Automatisierung, in der Buchhaltung.

00:15:53: Wie ist da deine Einschätzung?

00:15:54: Auch wie das ja noch voranschreitet?

00:15:59: Also ich hoffe dass das alle genauso sehen, dass es genau dahin geht.

00:16:04: per se kann man ja schon sagen Es gibt ja heute schon genügend Lösungen, dass ein ganz normales PDF ausgelesen wird halt über einen OCR und ähnliche oder fast die gleichen Daten auch zur Verfügung steht.

00:16:15: Auch mittlerweile in einer sehr hohen Qualität.

00:16:18: aber Ja Das ist absolut richtig.

00:16:21: Es ist die logische Konsequenz, dass jetzt genau daraus automatisierte Prozesse entstehen.

00:16:27: Wenn ich bereits weiß wer der Lieferant ist wenn ich den Betrag kenne... ...wenn ich weiß welche Steuer es ist und welcher Steuersatz... Und ich aus hunderten von Buchungen, die im Vorfeld also aus dem aktuellen Wirtschaftsjahr oder dem vorherigen Wirtschaftsjanen weiß wie dieser Lieferand genauso eine Rechnung verbucht wurde?

00:16:46: Ja!

00:16:47: Warum brauche ich dann jetzt noch den Menschen, der vor der Kiste hockt und genau denselben Buchungssatz nochmal abtippt?

00:16:53: Eben nicht.

00:16:54: Und ganz wichtig ist mir mir dabei ja dass die Automatisierung nicht automatisch bedeutet das wir hier irgendwo den Menschen aus dem Prozess werfen wollen.

00:17:04: Nein nein!

00:17:05: Ganz im Gegenteil.

00:17:06: für mich verschiebt sich einfach die Aufgabe.

00:17:08: heute sagen häufig der Mensch macht alles und die Software unterstützt.

00:17:11: künftig will ich aber bei vielen Geschäftsvorfällen die Software verarbeitet und der Mensch kümmert sich in die Fälle, wo eben das Wissen und die Erfahrung und eine tatsächliche Entscheidung noch erforderlich ist.

00:17:25: Was eben nicht einfach so das simple Buchen isst Und das finde ich interessanter für die Menschen.

00:17:31: auch Die Buchhaltung erstellen denn jeden Monat bei allen Mandanten ein um dieselbe Telefonrechnungen einzuzippen Das ist ziemlich monoton.

00:17:40: Ich glaube die Leute können wesentlich mehr.

00:17:44: Ja, werden momentan nur nicht so gefordert.

00:17:48: Ja du hast es ja gerade schon gesagt bei KI und Automatisierung wird viel versprochen.

00:17:53: besonders interessant ist natürlich da der Blick in die Praxis also wie's tatsächlich im Kanzleialltag aussieht.

00:18:00: Du hast es grad schon ein bisschen angedeutet an welchen Stellen braucht das aus deiner Sicht weiterhin zwingt den Menschen?

00:18:08: Und wo kann bei einer typischen Eingangsrechnung zum Beispiel die Software da schon zuverlässig selbst übernehmen.

00:18:19: Also wir können heute schon erstaunlich viel automatisieren, viel mehr als es momentan schon eingesetzt wird denn diese Automatisierung ist neben der Digitalisierung eigentlich die wesentliche krassere Veränderungen und viele Menschen tun sich mit diesen Veränderungs immer noch schwer.

00:18:35: was sie ja natürlich mittlerweile schon verdammt gut erkennen können sind aus dem Belegen die Informationen rauslesen, die Lieferanten zuordnen.

00:18:42: Auch die Konten ermitteln, die Steuerschlüssel vorschlagen.

00:18:45: Die offenen Kosten dann entsprechend auch gleich zum Matchen.

00:18:48: und gerade bei wiederkehrendem Sachverhalten funktioniert das schon richtig gut.

00:18:53: Aber ich wäre echt vorsichtig mit der Aussage, die KI bucht jetzt einfach alles und wir schauen da nie wieder hin.

00:19:00: Das ist es nämlich genau nicht!

00:19:01: Es gibt nämlich genügend Geschäftsvorfälle Eindeutig sind?

00:19:05: Okay.

00:19:06: Und es gibt diese berühmten Rechnungen, bei der selbst zwei erfahrene Buchhalter erstmals diskutieren anfangen und sagen wie verbuche ich denn nämlich das tatsächlich?

00:19:15: Für mich ist deshalb entscheidend dass mit Sicherheit beziehungsweise vertrauens gearbeitet wird.

00:19:21: Wenn das System sehr sicher ist und das Sachverhalt absolut klar ist kann ich automatisieren.

00:19:26: wenn etwas uns ungewöhnlich ist dann muss dieser Billig stehen bleiben und hochkommen zur Bearbeitung damit mal eine Entscheidung befestigen kann.

00:19:33: Die Kunst besteht nämlich nicht darin, hundertprozent einfach automatisch wegbuchen zu lassen sondern die Kunst besteht darin die siebzig-achtzig vielleicht auch neunzig Prozent.

00:19:42: Die unnötig sind schon mal wegzubuchen und sich auf die restlichen zehn Prozent dann zu konzentrieren.

00:19:49: Ja, das was gerade beschreibst dürfte vor allem bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen sehr interessant sein.

00:19:56: Wenn wir jetzt mal einen Mandant nehmen der mehrere tausend ähnlich aufgebaute Rechnungen pro Monat hat wie unterscheidet sich denn die Bearbeitung eines solchen Mandats heute von einem klassischen Prozess bei dem die Beleger noch einzeln erfasst und gebucht werden?

00:20:10: Ja, da wird der Unterschied echt extrem sichtbar.

00:20:13: Im klassischen Prozess bedeutet mehr Volumen fast immer mehr Arbeit.

00:20:16: Tausend zusätzliche Belegen bedeuten auch tausendzusätzliche Vorgänge die jemand erfassen muss.

00:20:22: Beim automatisierten Prozess versuche ich genau diesen Zusammenhang an aufzubrechen.

00:20:27: Wenn nicht mehrere Tausende ähnliche Rechnungen haben dann möchte ich nicht mehrere tausende Entscheidungen treffen sondern ich möchte einmal eine vernünftige Regel aufbauen bzw.

00:20:35: eine gute Automatik einbauen und mich anschließend auf diese Abweichungen, wie gerade erwähnt zu konzentrieren.

00:20:42: Denn dann wird plötzlich nicht mehr jeder belegt zum Arbeitsvorgang sondern nur noch der ungewöhnliche Belegung.

00:20:48: das ist für die Kanzlei enorm wichtig.

00:20:50: Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels kann nämlich Wachstum nicht dauerhaft dadurch gelöst werden dass wir sagen mehr Belege bedeutet mehr Zeit und mehr Menschen die wir brauchen.

00:21:00: Sondern genau da trennt sich dann die Spreu vom Weizen.

00:21:05: Man kann also sagen, damit verschiebt sich so ein bisschen die Tätigkeit.

00:21:08: Die Buchhaltungsfachkraft bucht dich mehr zwangsläufig jeden Beleg selbst sondern richtet die Automatik an wie du es gerade schon beschrieben hast und kümmert sich dann um die Fälle bei denen sich das System nicht sicher ist und kontrolliert anschließend das Ergebnis.

00:21:22: Also kontrollieren statt erfassen.

00:21:25: oder was würdest du sagen?

00:21:26: Wie es noch den Arbeitsalltag konkret verändert

00:21:30: nicht nur in Zukunft verändert, sondern tatsächlich in einigen Kanzleien mittlerweile auch schon verändert hat.

00:21:36: Das ist also keine Bukunftsmusik!

00:21:39: Wir haben Kunden wenn die man dann ihren Beleg hochladen und die in der Früh in die Kanzlei kommen und die Buchhaltung anschmeißen da ist der Beleg schon verfrucht und wenn er auch schon bezahlt es ist die Zahlung auch schon dagegen gebucht.

00:21:50: das heißt das Ding ist erledigt und habt die Buchhaltung noch nicht einmal offen gehabt.

00:21:55: Und das ist natürlich ein anderes Arbeiten.

00:21:58: Beim klassischen Arbeiten oder beim klassischen Buchen geht ja alles immer Beleg für Beleg und da ist es so, dass das System erkennt dasselbe.

00:22:08: was darf ich?

00:22:09: Was kann ich?

00:22:10: Ich brauche da überhaupt nichts mehr dazu wie noch nicht mal jemand der sich wirklich anmeldet an dieses System.

00:22:16: Aber wenn ich so weit bin, dann brauche ich eben auch Kontrollmechanismen.

00:22:19: Die werden immer wichtiger weil wenn die Maschine viel macht, verliert man gerne mal den Überblick.

00:22:24: da kommt auch dann die Unsicherheit und Spiel.

00:22:26: also müssen wir den Menschen vor den Bildschirmen auch die Möglichkeiten geben das besser zu kontrollieren.

00:22:32: Und wenn nicht mehr kontrollieren muss dann heißt es auch hey dass Fachwissen wird wieder wesentlich wichtiger.

00:22:40: Jetzt geht es weg von der Maschine, also die Maschine wenn ich tippe, tippen und erfasse.

00:22:44: Wenn der Mensch zur Maschine wird hin wirklich wieder zum geistigen Arbeit und weg vom Erfassen hin zu kontrollieren das ist jetzt.

00:22:56: Was kommt vielleicht noch dazu?

00:22:56: Du sagst jetzt schon hin zum Kontrollieren.

00:22:58: Was würdest du sagen, welche Fähigkeiten werden für Steuerfachangestellte oder auch andere Mitarbeitende immer wichtiger wenn so klassische Tätigkeiten eben immer weiter zurückgehen?

00:23:08: das ist auch eine Frage die stellen wir auch öfter in dem Zusammenhang.

00:23:14: aber wie es da deine Meinung was wird welche Fährigkeit muss man mitbringen in Zukunft?

00:23:21: Prozessverständnis ist aus meiner Sicht enorm wichtig.

00:23:24: Es ist also nicht nur wichtig zu wissen, welches Konto ich verwenden muss oder wie ich den Sachverhalt gebucht hätte.

00:23:31: Ich muss verstehen warum auch die Software das so macht wo die Daten herkommen und wo sie stehen welche Abhängigkeiten ich habe um welche Möglichkeiten ich habe hier zu intervenieren oder einzustreiten.

00:23:42: dazu kommt dass Kommunikation viel, viel wichtiger wird.

00:23:46: Weil wenn ich weniger Zeit für die Erfassung brauche dann hätte ich rein theoretisch etwas mehr Zeit für Kommunikations mit dem Mandanten vielleicht auch weil Auffälligkeiten die ich erkenne kann ich nämlich vorher besser abklären und was auch zu einer besseren Beratung führen könnte.

00:24:03: aus meiner Sicht ist es auch ganz ganz wichtig Ich erlebe es immer wieder, ich hab's auch damals selber live in der Kanzlei erlebt.

00:24:10: Man legt manchen Menschen ein zwölf Monatsbrewjahren einen Abschluss hin und die zeigen mit dem Finger auf einem Konto und auf den Konto ist irgendwas drauf was da eigentlich nicht gehen sollte.

00:24:20: also dieser diese Blick für das Einzelne was eigentlich sein könnte klar kriegst du ja auch über KI raus kannst das ganze auswerten lassen.

00:24:29: aber diesen Überblick diesen Blick schüßt man dazu das Besondere das, worauf es in Zukunft ankommt.

00:24:37: Meiner Meinung nach.

00:24:39: Ja wir haben jetzt rausgehört wie wichtig Standards und auch Prozesse sind?

00:24:45: In Kanzleien sieht die Realität ja aber leider häufig noch im Moment anders aus.

00:24:50: also zum Beispiel man Mandant A arbeitet so, Mandan B arbeitet anders und für Mandan C existiert noch irgendeine individuelle Exzellösung.

00:25:00: solche Sonderwege sind natürlich da ein Problem automatisierte Prozesse.

00:25:05: Und wie bekommt man es jetzt als Kanzlei hin, mehr Standardisierung in die Prozese zu bekommen ohne eben die individuellen Bedürfnisse der Mandanten zu ignorieren?

00:25:18: Vorne weg, Axel ist keine Lösung und danke für die Frage!

00:25:22: Das ist echt mein Lieblingsthema.

00:25:24: Ich glaube wir haben im Kanzlein über sehr viele Jahre hinweg sehr viel Service damit verwechselt, den Prozess so individuell für die Mandanten zu gestalten wie er ihn braucht.

00:25:36: Es dreht sich das Ganze.

00:25:38: jetzt kommt es eben darauf an dass Mandant A per Mail und Mandant B es lädt hoch... Das ist nicht mehr der Punkt.

00:25:44: Das ist zwar menschlich, das ist historisch gewachsen, dass das alles so ist.

00:25:48: man ist ja wirklich den Mandanten hinterher gelaufen und wollte ihm alles recht machen.

00:25:52: Jetzt ist es aber besser sie an der Hand zu nehmen und ihnen Struktur zu geben und einen Standard mit vorzugeben.

00:25:58: denn Auch dieser Standard, wenn ich das immer wieder sage.

00:26:01: Das bedeutet nicht jeder Mandant muss exakt gleich sein.

00:26:04: natürlich gibt es auch Unterschiede zwischen Unternehmen und die er deren Anforderungen genauso.

00:26:09: aber Ich kann einen standardprozess definieren und bewusst entscheiden wo ich abweiche.

00:26:15: der unterschied ist nach Risik habe einen standart mit fünf begründeten Ausnahmen oder ob ich zwei hundert mandanten mit zweihundert Prozessen.

00:26:22: so einfach kann man sich's eigentlich vorstellen?

00:26:26: Ja dann Schließt sehr gut an die Frage jetzt an.

00:26:30: Es gibt ja häufig noch eine andere Herausforderung, das ein ist die technische Seite.

00:26:34: Du beschreibst dass sich da aber in vielen Kanzleien vielleicht auch so eine Art Schwere öffnet und Teil des Teams hat Lust auf Automatisierung und möchte mit der Zeit gehen, probiert gerne neue Prozesse aus.

00:26:44: Ein anderer Teil möchte möglichst genauso weiterarbeiten wie bisher.

00:26:48: Wie sollte denn eine Kanzlei-Führung mit diesen unterschiedlichen Geschwindigkeiten umgehen?

00:26:53: Um alle Mitarbeiter mit zu nehmen?

00:26:57: der wesentlich schwierigere Teil als die Technik.

00:27:00: Weil ich halt wenig davon einfach zu sagen, als Kanzleileitung oder wer auch immer da den Ton angibt ab Montag machen wir dann alles anders weil dann verlier' ich die halbe Mannschaft schon ab Montags Vormittag.

00:27:12: ja das geht nicht alles über einen Knie zu brechen.

00:27:15: Wenn ich wirklich noch nicht digital arbeite und damit anfange, dann würde ich immer damit anfangen dass ich mir die passenden Mitarbeiter raus suche.

00:27:23: Die da auch Bock drauf habe und bei denen auch nicht die größten Schludermandate sondern Mandate die auch Bock auf Digitalisierung haben Und dann zu schauen wie kann ich diesen Prozess abbilden?

00:27:34: Es hat nämlich dann auch den Vorteil irgendwann wenn die dann digital eingerichtet sind Dann sagt auf einmal die Kollegin oder der Kollege nebenan Ich brauche für das Mondat nicht mehr meine sechs Stunden, sondern jetzt nur noch drei Stunden.

00:27:46: Und allein so was von den Kollegen zu hören ist tausendmal besser als irgendeine Präsentation zur Digitalisierung eine Stunde vorzutragen.

00:27:55: die nimmt einem ganz anders mit.

00:27:57: aber irgendwann gehört auch dazu und zur Führung dazu dass man auch die Menschen die sich sperren und die sich verweigern aktiv mitnimmt.

00:28:09: Man muss sie begleiten mit ihnen sprechen.

00:28:12: Man muss ihre Ängste natürlich ernst nehmen, weil diese Beigerung hat was mit Angst zu tun.

00:28:18: Die haben teilweise wirklich Angst und ihren Job die haben Angst nicht mitzukommen dass sie das alles gar nicht verstehen.

00:28:24: und wenn man dann aber mit ihnen zusammen das macht dann wächst häufig schon das Verständnis und ich habe noch keine Kanzlei erlebt die mir gesagt hat hey ich bin jetzt viel schneller jetzt kann ich jemanden entlassen!

00:28:36: Das ist mir noch nicht untergekommen.

00:28:39: deswegen diese Ängsten sind da womöglich sogar begründet, aber wenn man darüber spricht dann kann man die komplett entkräften und man muss am Schluss jeden mitnehmen.

00:28:48: Auch wenn die Rente in drei Jahren anfängt?

00:28:53: Ja dein Ansatz ist daher Menschen Zeit zurückzugeben.

00:28:57: deshalb vielleicht einmal ganz praktisch wenn eine Kanzlei jetzt die manuellen Routine tatsächlich deutlich reduziert wofür sollte deiner Meinung nach die frei werdende zeit genutzt werden damit am ende nicht nur die kanzlei effizient erarbeitet sondern auch der Mandant ein Mehrwert davon

00:29:14: hat.

00:29:16: Genau, das ist die entscheidende Frage.

00:29:18: Automatisierung nur dafür herzunehmen noch schneller dieselbe BWA zu produzieren?

00:29:23: Das ist mir persönlich tatsächlich zu wenig.

00:29:25: Wir haben in Kanzlein unglaublich viel Wissen.

00:29:28: wir sehen die Zahlen, wir kennen die Unternehmen und wir erkennen häufig Entwicklungen bevor der Mandante selbst wahrnimmt.

00:29:36: wenn wir jetzt all das nutzen Hochhaltung auch Zeit näher zu machen, dann ist es auch eine Information die wir dem Mandanten balz zur Verfügung stellen können und nicht drei Monate später wenn der Sachverhalt schon längst über die Bühne gelaufen ist.

00:29:49: Und wenn ich Zeit zurückgewinne kann ich beispielsweise viel früher solche Punkte ansprechen wie dein Warn-Einsatz verändert sich gerade oder deine Liquidität entwickelt sich in eine Richtung wo sie eigentlich nicht hin sollte.

00:30:02: Auch lass uns über den Prozess sprechen, weil du vielleicht jeden Monat unnötige Dinge tust.

00:30:08: Zum Beispiel, weil immer noch die Ausgangsrechnungen tatsächlich übermittelt und einzigen gebucht werden statt sie über eine Schnittstelle zu exportieren auch auf solche Sachen.

00:30:16: Und manchmal ist der Mehrwert aus meiner Sicht echt viel banaler!

00:30:23: Schneller Antworten.

00:30:24: Wir nennen das bei uns Echtzeit, wir versuchen wirklich wenn der Beleg kommt auch möglichst schnell die Buchung zu haben.

00:30:30: Echt Zeit ist zwar ein Ziel des Schwerzes erreichen aber so nennen wir es bei uns.

00:30:35: Zeit für einen Gespräch mit den Mandanten ist häufig schon genau dieser Mehrwert nicht ständig das Gefühl vermitteln jetzt will der Mandant schon rüber was sondern die Zeit dann auch tatsächlich mal zu haben.

00:30:47: und wenn uns die Automatisierung diese Zeit zurückbildt Dann gewinnt es am Ende eben nicht nur die Kanzlei.

00:30:56: Ja, sehr guter Übergang!

00:30:57: Wir wollen jetzt auch mal vom Problem über das wir jetzt ja auch länger gesprochen haben zur Lösung kommen.

00:31:02: Wir haben jetzt auch viel darüber gesprochen wohin sich Buchhaltung entwickelt.

00:31:06: Schauen wir uns doch mal an wie ihr diesen Prozess konkret abbildet?

00:31:10: Welches Problem wollt ihr denn mit haben, die online lösen?

00:31:12: und was unterscheidet euren Ansatz von einer Lösung, die lediglich digitale Belegern die KZL überträgt?

00:31:21: tatsächlich nicht einfach nur einen schöneren Briefkasten für digitale Belege nachzubauen.

00:31:27: Wir wollen den Prozess zwischen Mandant und Kanzlei möglichst durchgängig abbilden, also der Mandant bekommt oder erstellt seine Dokumente kann sie eben sehen und verarbeiten und die Daten stehen anschließend für die Prozesse in der Kanzlei einfach zur Verfügung ohne dass wir zwischendrin irgendwo wieder anfangen was runterladen zu müssen bereitstellen zu müssen.

00:31:47: das muss einfach flüssig sein der Prozess muss fließen.

00:31:51: Das wird vor allem mit der E-Rechnung noch wichtiger.

00:31:53: Ich sagte ja, keinen Medienbruch das wäre echt Gift!

00:31:56: Das wär der Tod für die E- Rechnungen und vor allem auch nachher dann bei der Bezirksprüfung.

00:32:02: Und für mich ist deswegen HMD Online nicht nur ein einzelnes Produkt als Verbindung zwischen dem Arbeitsplatz des Mandanten und dem Arbeits Platz in der Kanzlei.

00:32:12: Am Ende sollte sich eben keiner von den beteiligten Gedanken darüber machen müssen Welche Schwitztelle setze ich jetzt ein und wie?

00:32:21: welche Ports muss sich freischalten?

00:32:23: Das muss einfach funktionieren.

00:32:25: Ja werfen wir mal wieder einen Blick in die Praxis, also ein Mandant erhält morgens eine Eingangsrechnung und übergibt sie digital über das Portal.

00:32:34: Kannst du uns einmal Schritt für Schritt mitnehmen was passiert mit diesem Beleg vom Eingang beim Mandanten bis zur fertigen Buchung in der Kanzlei?

00:32:44: Sehr gerne!

00:32:45: Also der Mandant... Stellt sozusagen im ersten Schritt möchte er den digitalen Beleg bereitstellen.

00:32:52: Und das ist die Frage genau wie macht er das?

00:32:54: Wir haben da auch mehrere Möglichkeiten, weil wir gesagt mandat ist nicht gleich Mandat.

00:32:58: Zum einen haben wir unser Handel net Archiv wo eine Ablautfunktion drin ist.

00:33:01: Wir haben auch ein ASP klein wurde es ganze abgebildet wird und diese Dinge haben auch beide direkte Verbindungen an Tools, wie zum Beispiel GetMyInvoices oder InvoiceFedger.

00:33:11: Die die auch die Portale mit den Rechnungen abrufen können oder auch ganze E-Mail Adressen danach scannen und es bereitstellen.

00:33:18: Das heißt im besten Fall passiert das genau im Hintergrund und der Mandant muss noch nicht mal aktiv seine Amazon Rechnung abholen oder die Telekom Rechnungsabholen sondern bevor er diese sieht ist sie eigentlich schon in der Buchhaltung Für die man dann, die sagen nein ich will vorher alles sehen haben wir auch ein Tool unseren HMD Workflow wo man sich auch noch selber definieren kann.

00:33:39: wie intensiv möchte ich das haben.

00:33:42: Darf die Rechnung mehr oder weniger gleich durch weil ich sie nur gesehen haben will?

00:33:46: Oder macht es bei mir jemand der für mich angestellt ist und das macht wenn jede Rechnungen über zehntausend Euro möchte ich sehen oder dass ich sage all das kann man definieren und so fliesst er belegt wesentlich schneller beim Unternehmen.

00:33:57: Und dann ist es so, dass wir in der Kanzlei erkennen was das sich für ein Biläk handelt.

00:34:07: Was da drin steht bei der E-Rechnung können wir ja auch auf die strukturierten Daten natürlich zugreifen wäre sonst sinnlos.

00:34:13: und bei anderen Dokumenten setzen wir ganz automatisch dann WOCR ein damit für den Sachbearbeiter kein großer Unterschied entsteht.

00:34:21: habe ich jetzt eine Rechnung oder die Daten sind am Ende fast dieselben Dann wird der Lieferant zugeordnet, dann sind die Rechnungsdaten schon in der Erfassung.

00:34:31: Dann gibt es aus den Erfahrungswerten den Buchungsvorschlag und wir können daraus eben plausible Buchungen erstellen oder auch automatisiert machen.

00:34:40: bei vier drei Rechnern ordnen wir natürlich dem Beleg entsprechend auch dem Konto Umsatz.

00:34:45: dazu

00:34:47: Schauen wir uns mal im Speziellen eine X-Rechnung an.

00:34:50: Da kommt ja noch die Besonderheit hinzu, dass der man dann zunächst etwas Lesbares braucht?

00:34:54: Wie löst HMD Online die Visualisierung und Validierung von E-Rechnungen denn?

00:34:59: Und was passiert wenn das System bereits beim Eingang einen formalen Fehler entdeckt?

00:35:05: Also beim HMDI Online, dem genannten ASP-Client oder auch in Workflows wird es der Beleg gleich so dargestellt, wie die Daten sind.

00:35:13: Also selbst in den Zugpferdrechnungen wir zeigen die Daten aus dem XML an und zwar strukturiert.

00:35:19: Jede Rechnung schaut da zwar gleiche aus und man kann sich nicht mehr am schönen bunten Logos der Unternehmen orientieren.

00:35:25: aber ich weiß wenn ich oben rechts hin schaue steht immer dasselbe Wert.

00:35:30: oder auch zum Beispiel das wir den Gesamtrechnungsbetrag auf der ersten Seite immer weil bei vierzehn Seiten dann noch vierzehmal zu klicken damit ich endlich den Gesamtgetrag habe möchte auch keiner haben, also erst oben und dann die Artikelpositionen.

00:35:44: Und die Sachen, wie stellen wir sowohl für den Mandanten als auch in der Kanzlei bei der Verarbeitung völlig identisch strukturiert dar?

00:35:52: Das heißt sie haben dieselbe Ansicht an der Stelle.

00:35:54: Und genau da wo die Rechnung reinkommt wird sie dann eben auch validiert.

00:35:58: Das heißt das zeigen sehr schnell an Ob da jetzt ein grüner Haken ist, dann brauche ich mir keine Gedanken machen.

00:36:04: Oder da kommt das Fähnchen hoch und dann kann ich anschauen welche Fehler da sind damit ich auf den Lieferanten zugehen kann sagen kann hey Rechnung ist zwar nett und schön aber bitte schickst du mir noch mal und diesmal valide

00:36:18: Ja bei PDF-Rechnungen oder eingescannten Belegen wegen die Daten dagegen nicht unbedingt strukturiert vor.

00:36:24: Dann kommen OCR und KI ins Spiel.

00:36:28: Welche Informationen erkennt das System automatisch?

00:36:31: Wie entsteht dann daraus ein Buchungsvorschlag und wie entscheidet sich, ob ein Vorgang automatisch weiterverarbeitet werden kann oder einen Mitarbeiter eingreifen sollte.

00:36:43: Also beim Auslesen ja wir versuchen halt einfach über die OCR wenn die Daten nicht da sind die ganz normal notwendigen Daten auszulesen der Lieferant die Rechnungsnummer Datum die Beträge Skonto, E-Bahn alles was da ist diese Merkmale um einfach die Sicherheit herzukriegen dass wir einen passenden Buchungsvorschlag erzeugen können.

00:37:07: Mit dem Schritt zum automatischen Verbuchen gehen wir auch nicht generell her und sagen Menschen das System jetzt sagt ich bin mir sicher dann darf ich das Ganze verbuchen macht es immer klassisch mit einer Telekom Rechnung Die läuft zweiundzwanzig Monate gut und bewegt sich irgendwo zwischen vierhundert und fünfhundert Euro Und dann auf einmal ist die Rechnungen über tausend Euro.

00:37:27: Wir wissen, da wurde jetzt ein Handy gekauft und da wollten wir jetzt genau nicht dass die auf Telefonkosten gebucht wird.

00:37:33: das heißt man kann bei uns Poliferant einstellen darf die automatisch?

00:37:37: um bis zu welchem getrag darf sie automatisch?

00:37:40: ich möchte einfach noch noch nicht mal schauen bis wann es soweit sein wird aber ich möchte der KI nicht die Entscheidung überlassen sondern die Sicherheit.

00:37:49: Das habe ich ja vorhin gesagt, wenn ich verstehe was das System tut, diese Sicherheit möchte ich in die Hände der verantwortlichen Menschen geben.

00:37:58: Wenn wir mal über den zeitlichen Gewinn aussprechen... ...wenn man aus Vorstellender Kanzlei arbeitet noch viel manuell und stellt dann dem Prozess aber um.

00:38:07: an welchen Stellen merkt ihr den Unterschied denn erfahrungsgemäß zuerst?

00:38:11: Vielleicht beim Belegaustausch mit dem Mandanten weniger Rückfragen beim eigentlichen Buchen.

00:38:16: Was würdest du sagen?

00:38:17: wie ist da eure Erfahrung?

00:38:21: Das sind viele kleine Dinge.

00:38:23: Ich glaube, dass das Kleinvieh macht misst.

00:38:25: Wenn ich bei jedem Mandat irgendwo fünf Minuten einsparen kann dann sind es bei hundert Mandaten auch ganz viele Minuten im Monat und das rechnet sich dann insgesamt für die Kanzlei – das merke ich aber nicht beim einzelnen Mandat!

00:38:37: Wenn ich vor Ort bin und mit den Mitarbeitern bei einem Mandat dann auch mal das automatische Buchen aktiviere und der dann mal komplett über die Kontoumsätze drüber vorstellt und acht Hundert Buchensätze sind in unter zehn Sekunden verbucht Dann hat man meistens staunende Gesichter, meistens auch ein Grinsen.

00:38:54: Andere sind erschrocken.

00:38:55: Da merkt man es natürlich dann wesentlich schneller am einzelnen Mandat.

00:38:59: Also ich glaube egal ob's die Kunden sind, die sich mal vorkommen oder dann auch Minuten, die ich sonst mit Stupiden drücken und auslesen verbracht hätte... Es sumiert sich am Schluss.

00:39:13: aber Ein Klassiker habe ich echt tatsächlich noch, weil du gerade gesagt hast Rückfragen.

00:39:18: Rückfragend sind Zeitfresser ohne Indik.

00:39:21: Erst mal muss ich mir das Zeug haben dann gebe ich den Mandanten wieder und dann warte ich drauf dass der antwortet.

00:39:26: der weiß dann nicht welcher Geschäftsvorfall es war.

00:39:28: Und da haben wir mittlerweile eine Lösung.

00:39:30: auf die sind wir echt mächtig stolz.

00:39:32: Wir haben nämlich eine Lösung dass man aus dem Buchungsatz direkt wie nennen das Infogriech Kommentar erstellen kann und rückt auf online.

00:39:39: und in dem Moment hat er dann genau diesen Buchungssatz mit dem angehängten Beleg für sich online in der Archivstellen.

00:39:46: Der kann vom Handy oder sonst so aus direkt antworten, oder räufige Frage belegt fehlt?

00:39:52: Kann er dort direkt hochladen und der Beleg landet nicht irgendwo!

00:39:55: Er landet genau an dem Buchungssatz wo ich die Frage hatte.

00:39:59: Und da haben wir mittlerweile das Feedback.

00:40:01: nicht nur die Mandantenantworten schneller sondern es spart ein Haufen Zeit in der Kanzlei weil ich mich wieder manuell Belege zuordnen muss.

00:40:11: Ja, wenn ich jetzt eine Kanzlei bin und ich sage Ich möchte jetzt umstellen.

00:40:16: Eine komplette Kanzlerin mit allen Mandanten auf einmal umzustellen dürfte wohl eher schwierig werden Und ist nicht unbedingt zu empfehlen.

00:40:26: Du empfiehlt selbst eher klein anzufangen.

00:40:28: Erfahrung zusammen Wie würdest du denn ganz konkret vorgehen?

00:40:31: welches mandat eignet sich als pilot?

00:40:34: was sollte vorher standardisiert werden?

00:40:36: Und woran erkennt dann die kanzlei nach einigen wochen ob der neu Prozess tatsächlich funktioniert?

00:40:44: Also ich würde mir auf keinen Fall das klassische Schuhkartonmandat nehmen und sagen, mit dir ziehe ich das jetzt durch.

00:40:49: Weil ein Kaot oder eine Kautin in der klassischen Buchhaltung ist auch in der digitalen Welt ein Kao, deswegen wird es nicht schlimmer oder besser Es kommt darauf an dass alle mitmachen, dass man gut kommunizieren kann, dass mal noch einmal eine Veränderung vornimmt, dass einfach einen guten Austausch hat.

00:41:11: Mittlerweile ist ja auch so, manche Mandanten kommen auf Steuerkanzleien zu und sagen ich würde gerne digital... Achso hätte ich gar nicht gedacht.

00:41:19: Es kommt es auch vor!

00:41:21: Also nicht die kompliziertesten nehmen und vielleicht nicht gleich die allergrößten und den Effekt zu merken.

00:41:28: also ich wird jetzt nicht klar.

00:41:30: Leistungserfassung daran sieht man's durchaus.

00:41:32: aber wir haben auch schon Berater gesagt Also es muss schneller gehen.

00:41:37: Ich habe dieses Jahr die Jahresabschlüsse, drei Monate vorher auf den Fisch legen.

00:41:40: also irgendwo haben sie die zusätzliche Zeit her.

00:41:42: das ist eine Aussage gewesen.

00:41:44: wir können aber auch selbst mal kleinen Buchhaltungen helfen.

00:41:48: ich brauche seit zwei Stunden statt zwei Stunden jetzt nur noch eine.

00:41:51: Das merkt man dann doch relativ schnell und sagt da war ich jetzt flotter durch.

00:41:56: Da spürt man am Ende weil es eben immer nicht nur die fünf Minuten sind.

00:42:04: Nehmen wir mal an, ein großer Teil der laufenden Buchhaltung funktioniert irgendwann tatsächlich automatisiert.

00:42:09: Dann stellt sich die Frage nach dem eigentlichen Wert der Kanzlei.

00:42:12: eine BWA und eine Umsatzsteuer vor Anmeldungen zurückzuschicken dürfte langfristig jetzt allein vielleicht nicht mehr reichen.

00:42:19: welche Leistungen rücken denn aus deiner Sicht dann stärker in den Vordergrund?

00:42:23: Und wie kann eine Kanzlei die gewonnene Zeit dann tatsächlich in Beratung und Service übersetzen?

00:42:29: Ein absolut spannender Bereich.

00:42:31: Die Buchhaltung fürs Windet ja nicht, aber sie wird viel stärker zu.

00:42:34: Datenbaus ist für andere Leistungen.

00:42:37: Und wenn meine Daten schneller und aktueller vorliegen kann ich viel früher mit dem Mandanten darüber sprechen, nicht erst die Monate später.

00:42:44: Und Ich kann mit begleiten was in den Unternehmen passiert.

00:42:47: sind wir wieder beim Thema Echtzeit.

00:42:50: Und dann geht es stärker um Fragen wie Was bedeuten denn deine Zahlen?

00:42:54: Wo entwickelt sich etwas?

00:42:55: Wo muss man handeln?

00:42:57: Wie sieht's mit der Liquidität aus?

00:42:59: Beratung muss dabei nicht immer gleich das große zweistimmige Strategie gestrich sein, sondern manchmal ist Beratungen eine Nachricht.

00:43:07: Wie mir es bei den Zahlen was aufgefallen.

00:43:09: lasst uns mal kurz telefonieren.

00:43:12: aber dafür braucht Zeit und genau deshalb gehören Automatisierung und Beratungs für mich echt unmittelbar zusammen.

00:43:20: Ja lass uns zum Abschluss gerne noch einen Blick in die Zukunft werfen.

00:43:24: Mit den nächsten Stufen der E-Rechnung und perspektivisch wieder und dem geplanten Meldesystem wird die Digitalisierung des Rechnungswesens weitergehen.

00:43:34: Wenn du einer Steuerkanzlei heute nur ein Rat mitgeben könntest, was sollte sie jetzt bei Prozessen, Technik oder Mitarbeitenden verändern?

00:43:43: Damit sie im Jahr für das Jahr bis zum Jahr und auch darüber hinaus nicht gleichzeitig vor allem Technik und einem Personalproblem steht!

00:43:53: Wenn ich wirklich nur einen Rat geben darf, dann wartet nicht auf die perfekte Lösung.

00:43:58: Wir erleben in der Digitalisierung ganz oft dieses wir machen das später richtig und später kommen dann E-Rechnungen Personalmangel und neue Meldetzlichten um dreihundert Mandanten gleichzeitig.

00:44:09: Ich würde heute anfangen Prozesse zu vereinfachen zu standardisieren mit wenigen Mandanten und mit einem motivierten Team und klaren Zielen.

00:44:18: Das muss auch kommuniziert werden, wo man hin will.

00:44:20: Was das Ziel ist?

00:44:21: Dann nimmt man die Allermeisten dann mit und das vergisst man immer sehr schnell.

00:44:25: Und ich würde den Mitarbeiter unbedingt mitnehmen!

00:44:28: Wenn die mit am Bord sind, dann klappt es richtig weil wenn man einfach sagt wir automatisieren jetzt eure Arbeit, dann schaut man.

00:44:38: Jeder im Ofenrollens gibt ihr Geld.

00:44:40: Echt da holt man die wenigsten Leute ab.

00:44:42: Man sollte lieber sagen Schaut mal welche Arbeit wir euch in Zukunft abnehmen können Wenn ich glaube, dass wir in ein paar Jahren nicht das Problem haben, dass uns die Arbeit ausgeht.

00:44:52: Wir werden eher das Problem habe, dass genügend qualifizierte Menschen für die Arbeit zu finden sind, die wirklich Fachwissen haben und deshalb sollten wir heute aufhören diese Menschen mit Tätigkeiten zu beschäftigen wie eine Software genauso gut kann.

00:45:06: sie brauchen mehr Zeit für anderes.

00:45:10: Ja Raphael, danke schon mal von meiner Seite.

00:45:12: Wenn wir so auf unser Gespräch zurückschauen und das vielleicht auf einen Gedanken reduzieren müssten dann vielleicht auf diesen.

00:45:18: die E-Rechnung ist jetzt nicht einfach nur ein neues Dateiformat.

00:45:21: sie ist auch eine sehr gute Anlass mal den gesamten Buchhaltungsprozess neu zu denken, zu überprüfen auch viel über und mit seinen Mitarbeitenden zu sprechen und die auch mitzunehmen.

00:45:32: Vom digitalen Eingang bei Mandanten über die Prüfung und Verarbeitung bis hin zur zunehmend automatisierten Buchung verändert sich eben auch nicht nur die Technik, sondern auch die Arbeit in der Kanzlei selbst.

00:45:44: Ja, möglicherweise ist genau das die eigentliche Chance weniger Zeit für Tätigkeiten aufzuwenden, die Software zuverlässig übernehmen kann und dann mehr Zeit für die Aufgaben zu gewinnen – bei denen Fachwissen, Erfahrung und der persönliche Kontakt.

00:45:59: Zum Mandanten wirklich den Unterschied machen.

00:46:02: Ja, Raphael vielen Dank dass du heute bei uns warst und uns diesen Einblick gegeben hast!

00:46:08: Sehr sehr gerne.

00:46:08: und vielen Dank euch beiden auch nochmal für die Einladung.

00:46:11: es hatte richtig Spaß gemacht.

00:46:13: und vielleicht noch ein Gedanke zum Schluss auch von mir ich glaube wir sollten bei der ganzen Diskussion über KI Rechnungen automatisieren nicht vergessen warum wir das eigentlich machen.

00:46:22: Unser Ziel sollte nicht sein möglichst viel Technik in den Kanzlei reinzubringen, sondern unser Ziel soll es sein unnötige Arbeit rauszubringern.

00:46:29: Und wenn am Ende der Mitarbeiter weniger stumpf erfassen muss die Kanzlei bessere Prozesse hat und man dann schneller seine Antworten bekommt Dann haben wir aus meiner Sicht ziemlich viel richtig gemacht.

00:46:41: Ja sehr gut.

00:46:41: und vielleicht noch als Wort an unsere Zuhörer Wenn euch HMD online Gut gefallen hat ihr, dass ich das nochmal genauer anschauen möchte.

00:46:49: Dann findet ihr den Link zur Lösung natürlich auch in den Show Notes und dort verlinken wir euch auch weitere Informationen zu HMD sowie zu Raphaels Plattform Raffi Rechnet auf der er regelmäßig über Automatisierung digitale Buchhaltungsprozesse KI und auch ganz praktische Funktionen für den Kanzleialltag schreibt.

00:47:07: Ja und damit sind wir am Ende dieser Folge von TexentBytes angekommen.

00:47:12: Wenn euch die Folge gefallen hat, abonniert unseren Podcast gerne auf eurer bevorzugten Podcast-Plattform.

00:47:18: Weitere Beiträge, Tools und Informationen rund um die Digitalisierung der Steuerbranche findet ihr natürlich auch bei Texent Bytes!

00:47:26: Danke fürs Zuhören und bis zur nächsten Folge!

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