Verfahrensdokumentation mit KI: So digitalisiert Auditry den GoBD-Prozess

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00:00:18: Und ich bin

00:00:25: Frank Hüsken und wir sprechen heute über ein Thema, das viele Kanzleien schon seit Jahren begleitet.

00:00:31: Mal als Pflicht mal als Problem Aber selten als etwas das Spaß macht, die Verfahrensdokumentation.

00:00:39: Genau!

00:00:39: Für viele ist es eher ein unliebsames Projekt und genau deshalb haben wir heute zwei Gäste eingeladen, die das Thema komplett neu denken – und zwar mit einem spannenden Tool namens Auditree.

00:00:51: Wir freuen uns sehr auf Andre Bartels, Geschäftsführer von Contrango dem Anbieter von Auditri

00:00:57: Und Nadine Raus, Gründerin von VD-Zwei, dem Technologiepartner von Auditi.

00:01:02: Schön dass ihr da seid.

00:01:04: Ja, vielen Dank für die Einladung.

00:01:05: Schön dass wir hier sein dürfen.

00:01:08: Hallo zusammen und auch von meiner Seite danke für die einladungen.

00:01:11: ja dann starten wir mal direkt rein warum Verfahrens Dokumentation immer noch ein Dauerbrenner ist und vor allem wie man es endlich smart lösen kann.

00:01:19: das klären wir in drei Themen blocken

00:01:22: Bevor wir über Lösungen sprechen.

00:01:24: schauen wir einmal auf die Realität im Kanzlein und Unternehmen.

00:01:28: Verfahrendokumentation ist Pflicht klar aber warum fällt es so schwer sie wirklich umzusetzen?

00:01:34: Was nun aus eurer Sicht die häufigsten Gründe, warum Kanzleien und Unternehmen die Verfahrensdokumentation immer wieder aufschieben?

00:01:43: Ja weil es ohne eine richtig gute Software eine Mammutaufgabe ist.

00:01:47: Die QuerDries-Unternehmen läuft.

00:01:48: also das heißt... ...die Informationen, die man dafür braucht kommen mehr aus dem Sekretariat, aus der Buchhaltung oder aus der IT Abteilung und was weiß ich wo sonst noch her.

00:02:01: und das heißt Diese Aufgabe liegt quer über verschiedene Verabteilungen.

00:02:06: Und jemand muss hingehen und diese Informationen einsammeln, zusammenführen ausformulieren.

00:02:11: Das erfordert Zusammenarbeit, Kollaborationen.

00:02:15: Dafür ist Word aber ungeeignet.

00:02:16: Word momentan der Status quo.

00:02:19: da gibt es eine vierzigseitige Vorlage für die Verfahrensdokumentation von der Bundessteuerberaterkammer in Word.

00:02:27: Das ist auch das ganze Problem an der Sache, denn diese Workvorlage ist das was dieses Projekt nachher zu einer Never-Ending Story macht.

00:02:37: Das heißt also in Unternehmen das Problem warum wird es aufgeschoben?

00:02:40: Ist halt dieser unstrukturierte Zusammenarbeit?

00:02:42: und eben das Thema dass es dafür keine systematische Lösung gibt in der Regel und den Kanzleien ist wiederum ein sehr unbeliebtes Thema weil nämlich die Projekte zur Erstellung von Verfahrensdokumentationen sehr langwierig sind sehr viel Arbeitsaufwand erfordern und deswegen einen relativ schlechten Deckungsbeitrag haben.

00:03:02: Das beantwortet auch schon mal eine Frage, warum das Thema in der Praxis auf das lästig unkomplex wahrgenommen wird?

00:03:08: Ich habe gerade schon bei einem vierzigseitigen Wirt-Dokument da bin ich schon gedanklich ausgestiegen als ich dachte okay das muss ich öffnen.

00:03:15: Welche typischen Missverständnisse begegnen euch denn wenn ihr mit Steuerberatern oder Unternehmen sprecht?

00:03:21: Ja das größte Missverständnis ist wirklich dass die Verfahrensdokumentation irgendwie optional wäre Also sowohl bei Unternehmern als auch bei Steuerberatern.

00:03:30: Dabei ist die heute eine notwendige Voraussetzung, weil es eben die Grundlage für die Prüfung der digitalen Prozesse in der Betriebsprüfung ist und wir sehen dort wirklich bei Unternehmern sehr häufig Unkenntnis oder Verdrängung.

00:03:46: Wir haben jetzt wirklich in den letzten... In diesem Jahr muss man sagen ungefähr mit zweihundert verantwortlichen gesprochen Die Unternehmen für die Verfahrensdokumentation theoretisch zuständig werden.

00:03:56: Und wir haben das mal statistisch ein bisschen ausgewertet.

00:03:59: Da ist es so, dass sich also zwei Drittel mit dem Thema entweder noch nie befasst haben oder das wirklich bewusst verdrängen.

00:04:06: Ein Viertel kannte den Begriff Verfahrensdokumentation gar nicht und teilweise wird er sogar verwechselt mit dem Verarbeitungsverzeichnis nach DSGVO.

00:04:16: Und vierzig Prozent die wissen, dass sie das brauchen aber... Sie ignorieren das einfach, also sie haben keine oder keine aktuelle Verfahrensdokumentation.

00:04:27: Oder sie denken halt, dass wird schon irgendwie der Steuerberater machen.

00:04:30: und bei Steuerberatern wiederum da ist es eher eine fahrlässige Vernachlässigung des Themas weil sie eben in der Vergangenheit durch den Betriebsprüfer nicht immer angefordert wurde und es wirklich Steuerberata gibt die dann sagen ja Verfahren Dokumentation brauchen wir jetzt erstmal nicht.

00:04:50: Wie hast du das erlebt Nadine?

00:04:52: dass auch der Mehrwert nicht gesehen wird.

00:04:55: Also was ist denn überhaupt die Verfahrensdokumentation

00:04:58: und

00:04:58: der Sinn, es ja nicht nur möglichst großes PDF irgendwie zu erzeugen?

00:05:02: Gut okay!

00:05:03: Auch manchmal eine Strategie bei einer Prüfung aber wenn der Steuerberater den Mehrwert sieht das wir mit dieser Dokumentation eben auch Missstände aufdecken Bevor wir in die Betriebsprüfung laufen, das ist ja der Kern.

00:05:17: Dass wir Transparenz schaffen um zu schauen wie sind denn überhaupt die Prozesse im Unternehmen aufgestellt und wo müssen wir ran damit wir eben in der Betriebesprüfungen nicht mächtig ein auf die Finger bekommen?

00:05:32: Und wie erleben dann Kanzlei die tatsächliche Vorbereitung auf eine Verfahrensdokumentation?

00:05:37: was sind da so typische Hürden?

00:05:40: Ja, die größte würde auch für den Steuerberater wird vermutlich sein beim Unternehmer das Bewusstsein und dieses Gefühl für Dringlichkeit beim Thema Verfahrensdokumentation zu schaffen.

00:05:51: Weil eben viele Unternehmen denken dass doch der Steuerberator für sie schon irgendwie machen wird.

00:05:56: aber nein!

00:05:56: Das ist eine Dokumentationspflicht des Unternehmers ja?

00:06:00: Und der Steuer berater kann das nur begleiten.

00:06:03: Dann kommen wir wieder an den Punkt, die Unternehmen wissen eben oft gar nicht welche Informationen da benötigt werden.

00:06:09: Wo die im Unternehmen stecken.

00:06:11: und die größte Eintrittshürde ist halt einfach eine Struktur in diesen Informationsbedarf zu bringen.

00:06:17: Und aus ganz leisig scheut man sich auch ganz oft davor dieses Thema beim Mandanten überhaupt anzustoßen weil einfach entweder Kompetenz oder Kapazitäten für kaufmännische Prozessberatung fehlen.

00:06:30: Ja, das ist ja eigentlich auch nicht die Aufgabe des Steuerberaters.

00:06:33: Dafür gibt es eben auch Dienstleister wie eben Auditory oder unser Beratungszentrum für Digitalisierung beim Mittelstand um das technisch mit den Unternehmen zu machen.

00:06:45: aber der Steuerberater hat da erst mal in der Vergangenheit zumindest keine große Motivation gehabt von sich aus das Thema anzustoßen.

00:06:54: Und gerade wenn so viele Informationen zusammengetragen werden, müssen entstehen ja auch in der Regel mal Informationslücken.

00:07:01: Habt ihr da aus eurer Erfahrung heraus etwas wo ihr sagt entstehend in der Regel die meisten oder die größten Informationslücken?

00:07:09: Ja also die Lücken entstehen überall dort wozu Arbeit aus unterschiedlichen Bereichen erforderlich ist, die dann aber nicht dieselbe Sprache sprechen.

00:07:17: Und zum einen ist es natürlich erst mal schwierig überhaupt herauszufinden, welche Kollegen da relevant sind und die dann zur Zurarbeit zu bewegen.

00:07:25: Wenn man dann versucht das per E-Mail oder Word zu machen, das ist unfassbar fehleranfällig und aufwendig.

00:07:32: Dann geht's ja um die Terminologie.

00:07:34: also die müssen schon irgendwie dieselben... Begriffe verwenden, aber wenn man jetzt eine Buchhalterin fragt wie läuft das denn bei euch?

00:07:42: Da sagt sie ja wir haben da so ne Schnittstelle und dann kommen die Daten darüber.

00:07:46: Und dann guckst du dir das an und dann stellst du fest Ja, die Schnittstellen ist eine CSV Datei Die wird irgendwie manuell auf einem Pfeißhörfer gespeichert und danach manual wieder importiert.

00:07:57: Das ist oft Deutsch gesagt ein Medienbruch.

00:08:02: Sie würde aufschreiben, Schnittstelle.

00:08:04: In Wahrheit ist es ganz was anderes und das bedeutet hier brauchen wir eine Lösung.

00:08:08: Und da haben wir in Ordetree hinbekommen indem wir da eben die KI dazwischen gescheitet haben.

00:08:13: dass ermöglicht den Kollegen aus der Buchhaltung oder aus der IT den Prozess in ihren Worten zu beschreiben in natürlicher Sprache und das System übersetzt das dann in Betriebsprüferdeutsch in einer einheitlichen Terminologie.

00:08:27: Und das geht, weil wir die KI vortrainiert haben mit ganz viel Wissen aus Verfahrensdokumentationen, Betriebsprüfungen und eben auch direkt aus der Buchreitung.

00:08:37: Ich würde mal gerne einen Schritt zurückgehen.

00:08:39: Könnt ihr etwas dazu sagen?

00:08:40: Welche Rolle Zeitmange bei der Umsetzung spielt?

00:08:45: Ja natürlich, das würdest du vielleicht dazu mal was sagen.

00:08:49: Also Zeitmangel haben wir überall.

00:08:51: Jedes Unternehmen, jede Kanzlei – ich würde sogar sagen das ist aktuell in den Kanzleien noch sehr viel intensiver als in manchen mittelständischen Unternehmen.

00:08:59: Meiner Meinung nach ist es kein Zeitmangel, sondern Priorisierung.

00:09:02: Und wenn man das Thema priorisiert ein richtiges Werkzeug wählt und das ist ja die Kindessenz, dass nicht mit dem falschen Werkzeug zu machen das richtige Werkzeug dann ist man im Freitag Vormittag damit durch.

00:09:15: Das kann man umsetzen.

00:09:18: Zeitmangel entsteht immer dann, wenn ich das falsche Werkzeug habe und das was André gerade beschrieben hat.

00:09:23: Da so ein Never-Ending Story Projekte draus mache, so monatelanges E-Mail-Pingpong.

00:09:28: Dann ist natürlich auch Zeitmangell und Frustration an der Tagsordnung.

00:09:35: Ein Gefühl dafür wie groß die Unsicherheit ist, ob die vorhandenen internen Prozesse überhaupt ausreichend dokumentiert sind?

00:09:42: Ich könnte mir vorstellen es gibt einen riesigen Unsicherheitsfaktor.

00:09:47: Eigentlich wissen wir gar nicht genau, reicht das oder reicht es nicht?

00:09:50: Ja die Unsicherheit ist riesig.

00:09:53: Weil man eben wirklich erst wissen kann ob es ausreichend und richtig war wenn der Betriebsprüfer sich das angeschaut und für gut befunden hat.

00:10:01: Und weil auch viele Verantwortliche gar nicht abschätzen können was jetzt ausreichende ist und was nicht.

00:10:06: Die Dokumentation hat halt die Herausforderung dass man hier die Balance finden muss zwischen ausreichender dokumentiert und vom hundertsten ins tausendste kommen.

00:10:17: Und jetzt haben wir also dort aber als Verantwortliche für die Dokumentation in der Regel ganz oft Buchhalter.

00:10:24: Und Buchhalte sind sehr genaue Menschen, die ihren Job sehr lieben einen ganz hervorragenden Job machen und eben aber deswegen auch sehr oft dazu neigen diese Prozesse überdetailiert zu beschreiben.

00:10:37: das ist Generell erst mal natürlich ein Qualitätsmerkmal eines Buchhalters ist aber in der Verfahrensdokumentation nicht hilfreich, weil eben zu viele Details schwer zu pflegen sind.

00:10:48: Die Veralten schnell reduzieren im Zweifel zwar auch die Nachvollziehbarkeit der Prozesse und üritieren den Betriebsprüfer.

00:10:54: Das heißt also wir brauchen den Fokus auf die zentralen Prozessen klar und vollständig, aber nicht ausufern.

00:11:01: und vor allem auch wenn dann klar wird dass ich das sinnvoll beschreiben kann diesen Prozess oder nicht eindeutig, dann muss das auch zur Veränderung führen.

00:11:12: Das ist eben einer der Effekte die aus so einer Verfahrensdokumentation entstehen könnte dass man die Prozesse am Ende optimiert.

00:11:20: Jetzt haben wir schon ganz viel zu der Ausgangssituation und Problem in der Praxis gehört.

00:11:25: Und jetzt wollen wir uns im zweiten Block mal damit beschäftigen, was eigentlich passiert wenn man das Thema falsch angeht oder es vielleicht sogar liegen lässt?

00:11:34: Habt ihr's schonmal in der praxis erlebt dass fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentationen zu echten problemen geführt hat?

00:11:42: Ja Probleme entstehen immer dann wenn die Buchreitung nicht nachvollziehbar ist und technische Prozesse Klassischer Fall, komplexe Systemlandschaft, Buchhaltung, Warenwirtschaft, DMS Online Shop mit Stammdatenabgleich und niemand kann eben die Konfiguration der Schnittstellen erklären.

00:12:02: Das ist etwas was in der Betriebsprüfung dann schwierig wird und der Prüfer wird das anfordern, wird sich die Verfahrensdokumenten dazu angucken und das Ergebnis hängt da stark von dem Einschätzung des Betriebsprüfers ab.

00:12:18: Aber wir sind ja keine Steuerberater, das muss man auch ganz klar sagen.

00:12:21: Wir machen keine Steuer Beratung.

00:12:23: Wir sind keine Steuer berater.

00:12:24: diese akuten Prüfungsfälle Die landen natürlich beim Steuerberator und dort hören wir aber zunehmend von solchen Situationen.

00:12:33: Ja heute wird die Verfahrensdokumentation schon sehr regelmäßig in betriebs prüfungen angefordert Und was man auch sehen kann und dass wir uns auch schon mehr Steuerberata berichtet haben ist frühere Lösung, nämlich eine Verfahrensdokumentation für den Prüfungszeitraum dann erst bei der Betriebsprüfung zu erstellen und zurückzudatieren auch nicht mehr risikulos funktioniert.

00:12:57: Weil nämlich teilweise sogar Betriebesprüfer schon hingegangen sind um mithilfe von IT-Forensikern versucht haben festzustellen ob denn diese Betriebersprüfungen die betriebs die Verfahrenslokumentations die vorgelegt wurde eben aus der Zeit wirklich stand oder rückwirkend nacherstellt worden ist.

00:13:17: Das schon ein ganz gutes Thema, denn die Verfahrensdokumentation muss ja auch langfristig aktuell sein.

00:13:23: wie so scheitern so viele daran ihre Verfahrenslokumentations auch langfristig aktuell zu halten?

00:13:28: weil es einfach das falsche Werkzeug ist.

00:13:31: Ähnlich wie bei der Informationsbeschaffung haben wir auch bei der Aktualisierung eine dezentrale Struktur.

00:13:38: Das heißt, die Informationen, die ich überprüfe, liegen in unterschiedlichen Fachabteilungen.

00:13:43: Die liegen in der Buchhaltung und in der IT.

00:13:45: Die sind teilweise extern bei einem externen IT-Dienstbeister.

00:13:50: Und wenn es dafür keine Aufgabenworkflow gibt, also keine automatisch versendete Aufgabe kein internes Kontrollsystem das diese Aktualisierung einfordert.

00:14:00: Dann findet sie in der Regel nicht statt bzw.

00:14:04: dann werden immer alle hektisch.

00:14:06: wenn die nächste Prüfung ansteht und die Verfahrensdokumentationen angefordert wird dass dann alte Vorlagen wieder hervorgesucht werden

00:14:13: ja

00:14:14: und dann brennt dich heute immer unangenehm

00:14:19: Ja, und gerade wenn Prozesse auch nicht klar beschrieben sind entstehen ja sicherlich auch unnötige Aufwände in Unternehmen oder?

00:14:29: Genau das ist ja dieses Thema der Transparenz.

00:14:31: Also wir haben dann was wir bei der Dokumentation häufig sehen sind dann historisch gewachsene manuelle Prozese die von Mitarbeiter zu Mitarbeiter übergeben wurden mit der Begründung, das machen wir halt so.

00:14:43: Und ich glaube dass für uns das in diesem Zeit nicht mehr erlauben können.

00:14:46: also gerade in Zeiten von Digitalisierung und KI müssen wie die menschliche Intelligenz auf Aufgaben setzen, die menschenliche Intelligenz fordert und deswegen darf jemand in der Buchhaltung keine Daten übertragen.

00:14:59: manuell dafür ist ja meiner Meinung nach viel zu wertvoll.

00:15:04: Und welche Risiken entstehen denn konkret bei einer Betriebsprüfung, wenn die Verfahrensdokumentation lückenhaft oder vielleicht sogar komplett fehlt?

00:15:14: Naja, aktuelle und revisionssicher Verfahrenslokumentations ist kein nice to have mehr.

00:15:20: Sondern eine zentrale Grundlage für jede Betriebesprüfungen und wenn sie fehlt oder lückenhaft ist dann kann das sehr schnell, sehr teuer und sehr unangenehm werden.

00:15:30: Denn die GOVD verlangen schon seit zehn Jahren eine aktuelle vollständige und nachvollziehbare Darstellung der Belegverarbeitung und Archivierung im Unternehmen.

00:15:41: Und wenn der Betriebsprüfer dann aber Zweifel hat an der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung – weil eben die Prozesse nicht nachvollziebar sind zum Beispiel – kann er Gewinn hinzuschätzen oder die Buchführerung komplett verwerfen.

00:15:57: Das wäre der Worst Case und bislang ist es aber, also bis zum letzten Jahr ist das sehr uneinheitlich gehandhabt worden von den verschiedenen Finanzämtern, sehr stark abhängig vom Prüfer.

00:16:10: Und jetzt gab es letztes Jahr, zwei Tausend vierundzwanzig eine Neufassung der GOBD und die stärkt jetzt aber die Bedeutung der Verfahrensdokumentationen.

00:16:18: Also für die Steuerjahre ab zwanzig vierundzwanzig Verfahrensdokumentation ein zentrales Dokument in der Betriebsprüfung.

00:16:27: Und das kann man auch natürlich verstehen, weil ja der Prüfer diese komplexen digitalen Prozesse sonst gar nicht mehr verstehen und prüfen kann.

00:16:36: Das ist also praktisch Selbstverteidigung des Prüfers, weil er einfach ... Der muss ja irgendwas haben um zu verstehen wie es im Unternehmen funktioniert.

00:16:45: Mit einer Lösung für Auditory lässt sich halt dieses Risiko mit überschaubarem Aufwand wirklich nahezu komplett aus der Welt schaffen.

00:16:53: Könnt ihr aus der Erfahrung berichten, um zu welchen Konsequenzen anführende Dokumentation führt?

00:16:59: Was passiert dann in Zuschätzung, Nachzahlung, Strafen.

00:17:03: Ja also solche Fälle gibt es und die werden auch häufiger je digitaler und komplexer die Unternehmensprozesse sind.

00:17:10: Und fehlende unter offensichtlich unvorständige Verfahrensdokumentation führen häufiger zu Beanstandungen und Hinzuschätzungen.

00:17:18: Konkrete Fälle werden da aber natürlich selten öffentlich gemacht.

00:17:22: Wir sind auch keine Steuerberater und die Steuerberator- und Betriebsprüfer unter unseren Zuhörern, die kennen diese Fälle aber und wir hören in unseren Gesprächen, die wir eben mit den Beratern führen immer wieder davon.

00:17:35: Das bedeutet aber für die Unternehmer, die uns zuhören eine aktuelle und Revision.

00:17:41: sichere Verfahrensdokumentation ist kein Nice-to-F, sondern die muss ein zentraler Bestandter einer digitalen Prozesslandschaft sein und da muss man sich auch nicht mit den Konsequenzen befassen.

00:17:52: Wir steigen ja gleich noch in Auditory ein und... Entschuldigung, würde ich das auch noch sagen?

00:17:57: Es gibt einen Urteil aus Münster.

00:18:01: Da geht es um eine Kassenprüfung mit vielen der Verfahrensdokumentation.

00:18:06: Da, glaube ich aber ist auch der Schwerpunkt also das kann man nachlesen dort ist die Buchhaltung verworfen worden die sind geschätzt worden ganz passiv Und da muss man so ein bisschen relativ, was heißt relativieren?

00:18:17: Das richtig einsortieren in der Priorität.

00:18:19: Also wenn wir über die Verfahrensdokumentation sprechen haben wir ja quasi vier Module.

00:18:24: Wir sprechen über ersetzende Scannen, wir sprechen über die digitale Belegeablage, wir sprechen über die Kassendokumentations nicht zu verwechseln mit dem TSE sondern wirklich noch nur um die Dokumentation wie mit dieser Kasse die Prozesse aufgesetzt werden bzw gelebt werden.

00:18:39: und der Online Shop Und aktuell sehen wir das bei den Steuerberatern so, dass wir von der Priorisierung her kasser ersetzendes Scan online Shop digitale Belegeablage gehen.

00:18:51: Da haben wir dann eben auch die Konsequenzen.

00:18:54: Man kann sich natürlich auf den Spaß machen und einfach mal das Finanzamt anschreiben.

00:18:58: Ich habe es gemacht mit verschiedenen Finanzämtern und die Aussage ich möchte jetzt einfach auch keine Namen nennen Die Aussage, die da sehr einheitlich kommt ist Risiko sind die negativen Konsequenzen, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt.

00:19:14: Insbesondere wenn die Nachvollziehbarkeit der Buchhaltung beeinträchtigt ist.

00:19:18: Das heißt worüber man aktuell noch diskutiert und fachkreisen ist ja, wird das fehlen oder eine mangelhafte Verfahrenstokumentations per se zum Verwerfen der Buchführungen?

00:19:30: Und dass es aktuell so aus dem aus dem Feld nicht der Fall.

00:19:34: Wie gesagt, es ist immer sehr untransparent wie die einzelnen Prüfer und Bundesländer reagieren.

00:19:40: aktuell sehen wir immer wieder diese Situation das wenn schon etwas passiert ist in der Buchhaltung Und dann auch noch die Verfahrensdokumentation fehlt dass wir dann einfach in die Hinzuschätzung mit reinlaufen.

00:19:54: Prinzipiell gibt es zwei Situationen Die eine wie das Finanzamt Oranienburg zum Beispiel im Standard die Verfahrensdokumentation schon mitfordern als Dokument.

00:20:06: Und zum Zweiten, die Prüfer, die die Verfahrungsdokumention nachfordern wenn eine Unklarheit in der Buchhaltung dann einfach auftritt?

00:20:18: Ist es noch ein Thema dass sich ja die Medienbrüche auf die Qualität der Dokumentationen auswirken?

00:20:25: also ich sage mal Papier hier Software dort ist das noch ein

00:20:29: Naja Medienbrüche sind ja ein Traum für Betriebsprüfer.

00:20:32: Das muss man ja mal wirklich so sagen, die teigen sofort wo Risiken sind und wo Fehlerquellen liegen.

00:20:38: aber Medienbrücke sind vor allem Prozessprobleme und nicht ein Problem der Dokumentationen.

00:20:43: Da geht es eben nicht nur um Papier versus Software sondern da geht es auch um den Export und manuellen Import von irgendwelchen CSV Dateien.

00:20:54: Man kann das alles dokumentieren.

00:20:56: Das gibt auch eine schöne umfassende Verfahrensdokumentation.

00:21:00: Aber neben dem Betriebsprüfungsrisiko hast du da halt auch vor allem ein operatives Risiko, also... Da kann jeden Tag was schiefgehen und du hast die Gefahr von betrügerischen Manipulationen.

00:21:11: So etwas gibt es ja auch immer noch.

00:21:13: Du sprichst jetzt schon von Medienbrüchen innerhalb der digitalen Welt?

00:21:17: Wenn wir über Medienbrücke zwischen Papier- und Digitales sprechen dann ist das ja eigentlich so dass Alles was auf Papier noch reinkommt, also im Regelfall sind das Eingangsrechnungen die noch auf Papiere kommen.

00:21:29: Die werden dann gescannt.

00:21:31: Dann arbeiten wir ja mit ersetzendem Scan, also mit einem vorgelagerten Prozess und dann kommt eigentlich nur noch die Entscheidung ob ich das Papier im Original aufbewahre oder ob sich das Papieren mit ersetzenem Scan vernichtet.

00:21:44: heißt also mein Prozess ist sehr stringent Ich scanne das Papiers und verarbeite komplett digital.

00:21:50: Die Frage, die ich mir stelle ist wie archiviere ich.

00:21:52: Deswegen ist das ein vorgelagerter Prozess und muss in der Dokumentation genau so beschrieben werden.

00:21:59: Ihr habt es ganz am Anfang schon mal gesagt dass viele zurzeit noch in Word oder vielleicht auch Excel dokumentieren.

00:22:05: Warum ist das aus eurer Sicht auf Dauer problematisch?

00:22:10: Also das ist nicht nur auf Dauer problematisch, sondern generell und grundsätzlich.

00:22:14: Denn Word und Excel scheitern ja schon an den Basics.

00:22:17: Was brauchen wir denn um eine GOBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen?

00:22:22: Revision sicher!

00:22:24: Wir müssen irgendwie strukturiert zwischen verschiedenen Beteiligten zusammenarbeiten.

00:22:28: Wir brauchen in dem Dokument fachbezogene Rechte der einzelnen Beteilligten Und wir brauchen am Ende einer Versionierung und einer revisionssichere Änderungshistorie ... was da halt in dem Dokument gearbeitet wurde.

00:22:42: Und das hat alles Word nicht und auch Excel nicht, ob wenn man diese Änderungsverfolgung in Word benutzt... Das ist nicht das, worüber wir hier reden.

00:22:51: Das ist manipulierbar und es hat halt auch keine Versionierung.

00:22:54: und das gleiche gilt übrigens auch für Systeme wie Confluence oder Notion.

00:22:59: Da habe ich gerade neulich mit einem Kunden drüber gesprochen.

00:23:05: theoretisch eine Änderungshistorie, die auch automatisch entsteht.

00:23:08: Aber ich habe keine Revision sicheren fixierbaren Hauptversionen.

00:23:12: Ich kann immer wenn ich will drei Jahre zurück wieder eine Version wieder herstellen.

00:23:18: das ist nicht darüber wir reden und da kommt man eben an Grenzen die dann eben abgesehen von dem ganzen Durcheinander, was man hat.

00:23:28: Weil das ganze Wissen von verschiedenen Mitarbeitern da rein muss, dass sich dieser Prozess in Exe und in Wirken nicht managen lässt.

00:23:38: Ja und gerade wenn verschiedene Personen viele Informationen liefern müssen spielt ja sicherlich auch die interne Kommunikation eine große Rolle.

00:23:47: oder wie seht ihr das?

00:23:49: Absolut!

00:23:50: Das werden never ending Story-Projekte also... Wenn der Markt oder wenn wir Unternehmen haben, die sagen, wir haben das damit gemacht in einer Version eins und wir brauchen jetzt etwas was besser funktioniert dann reden sie von Bearbeitungszeiten von drei bis fünf Monaten.

00:24:05: Das ist doch Wahnsinn!

00:24:07: Wie gesagt dafür haben die Fachabteilungen überhaupt gar nicht mehr die Ressource das herzugeben.

00:24:12: Das viel größere Problem, was sich aber sehr neben der Zeit es einfach das fehlende interne Kontrollsystem.

00:24:18: also wir reden Natürlich über Dokumentation.

00:24:21: Wir reden natürlich über die Transparenz der Prozesse, aber das ist ja zu kurz gedacht.

00:24:25: wir müssen noch ein zwei Schritte weiter springen und müssen sagen diese Dokumentations sollen lebendiges Dokument sein Sie muss regelmäßig aktualisiert werden so wie ich das angesprochen habe gerade Und wir brauchen auch diese Stichprobenkontrollen.

00:24:39: Wie soll ich das in Word oder in Excel dann tatsächlich umsetzen?

00:24:43: Das wäre ja genau so, als wenn ich sage, ich mache meine Buchhaltung in Excel.

00:24:47: Also theoretisch würde es vom Ansatz her irgendwo funktionieren aber wir sehen dann einfach schnell... ...in der Ausarbeitung dass das Grenzen hat und die Komplexität steckt an einem Detail.

00:25:00: Ja sehr spannend!

00:25:01: Jetzt haben wir uns schon mit vielen Herausforderungen befasst und lasst uns doch jetzt mal zur Lösung kommen.

00:25:07: Auditory habt ihr entwickelt um das Thema Verfahrensdokumentation strukturiert, einfach vor allem aber auch digital zu lösen.

00:25:14: Was war denn die Grundidee hinter auditory?

00:25:17: Welches Problem wollte dir unbedingt lösen?

00:25:20: Also auditory verwandelt die Verfahrenslokumentations nach GOBD von einer lästigen Pflichtaufgabe in einen smarten geführten Prozess und diesen Prozess können Unternehmen in wenigen Stunden statt den vielen Tagen bewältigen.

00:25:34: der Trigger warum diese Idee entstanden ist, war unsere eigene Verfahrensdokumentation.

00:25:42: Ich habe die nämlich gemacht Ende letzten Jahres mit dieser Wörtervorlage und es hat mich sage und schreibe für ein kleines Unternehmen vierzig Stunden gekostet das da durchzuarbeiten zu beschreiben.

00:25:58: Ich stand dann da und habe gesagt, das kann es doch jetzt nicht gewesen sein.

00:26:00: Und hab dann angefangen, haben mir den Markt angeschaut was gibt's da an Lösungen?

00:26:04: Und dachte ich muss doch irgendwas geben, was da eben diese Formulierungsarbeit abnimmt.

00:26:12: Also das ist ja im Wesentlichen auch ganz viel Proser die ich da schreiben muss.

00:26:16: Und ich habe mir die Frage gestellt wie kann ich denn diese Arbeit irgendwie weniger machen und habe mir eben die Lösung angeguckt, die da waren eigentlich ein Aufwand reduziert.

00:26:27: Da sind eben Lösungen im Markt, die setzen die Wörter vor Lage in schöne digitale Formulare um.

00:26:35: aber die Arbeit nimmt mir keiner ab.

00:26:37: und das war eben die Geburtsstunde zur Autotree.

00:26:41: Wir wollen dass Unternehmen schnell einfach und sicher dokumentieren können Und Wörth ist keine Lösung und übrigens jede andere Software ohne KI Unterstützung auch nicht.

00:26:51: Jeren sagt doch mal wie hilft Autoshield denn dabei?

00:26:53: Die Prozessaufnahme für ganz Leyen und Unternehmen zu vereinfachen.

00:26:58: Der Knattpunkt, warum auditory so gut funktioniert ist dass wir die richtigen Fragen zum richtigen Ansprechpartner bringen also statt alles bei einer Person abzuladen und diese zuständigen Personen werden dann beider Beschreibung der Prozesse durch KI unterstützt.

00:27:16: Dann gibt es noch mehrere andere Tricks die wir uns am einfallen lassen um die Software einfach zu machen, du kannst eben PDF-Dokumente anhängen und Nadine kann uns dazu sicherlich noch sehr viel mehr erzählen.

00:27:32: Entschuldigung ich wollte dich jetzt gar nicht so unterbrechen.

00:27:36: Ein Punkt der vielleicht klein und unscheinbar ist ja aber sehr wichtig ist und Auditree auch nochmal abgrenzt von allen anderen Softwarelösungen ist es die Informationen die benötigt werden in der Fachabteilung abgefragt werden.

00:27:50: Das heißt, das was wir bisher gesehen haben sind Prozessabfragen und dann habe ich den Prozesseingangsrechnungen Und da muss ich sagen wer macht denn überhaupt was?

00:27:59: womit, mit welcher Schnittstelle?

00:28:01: und dann habe ich wieder verschiedene Abteilungen mit einbezogen.

00:28:04: Das heißt wir gehen also nicht von der Prozesserfassung aus und sagen bitte für dieses Formular zu den Eingangsrechnung aus sondern wir gehen von der Abteilung aus und das heißt jede Information geht wirklich in die Abteilungs- und die Abteilung gibt nur diese Informationen die sie auch kennt.

00:28:19: Die Buchhaltung spricht über Buchhaltungsthemen.

00:28:22: Die kann nämlich ganz genau sagen, wann gebucht wird?

00:28:24: Wann quantiert wird und die IT spricht über IT-Themen denn die kann ganz genau mit welcher Schnittstelle gearbeitet wird und so arbeiten wir komplett dezentral und komfortabel für die jeweilige Abteilung.

00:28:38: das ist das worauf André gerade hinaus wollte.

00:28:41: also wenn wir uns anschauen welcher Typus in welche Abteilungen sitzt Dann haben wir in der Buchhaltung, eben wie gesagt diese sehr genauen Menschen und da liefern wir dann schon mal Text Templates damit ihn gerüst haben um zu sagen Wir gehen einmal anhand dieser Beschreibung durch In unserer Prozesssprache, also auch in einem Worlding das jeder verstellt.

00:29:05: Das ist kein steuerrechtliches Deutsch wie zum Beispiel in der AWV-Mustervorlage sondern das ist direkt eine Sprache die jeder intuitiv und ohne Verklarung dann mit Auffassen bewältigen kann?

00:29:22: Und geht einmal durch – das ist für sie sehr komfortabel!

00:29:24: Wenn ich den jetzt aber sagen würde hier ist ein weißes Blatt Papier oder hier ist es ein weißtes Textfeld.

00:29:29: sag mal wie du das machst Dann wissen die nicht, wo sie anfangen sollen und die wissen nicht wie tief die ins Detail sind.

00:29:34: Deswegen ist es sinnvoll dort dieses Gerüst zu bringen.

00:29:37: In der IT machen wir das anders.

00:29:38: Wenn du der IT einen Text template gibst Und denen sagst Arbeitet das mal bitte durch dann wird das nicht passieren.

00:29:45: Da haben die kein Bock drauf.

00:29:47: Was die gut können sind Screenshots on PDFs.

00:29:50: Also was sollen die machen wenn die jetzt zum Beispiel Renuzerrechte erfassen?

00:29:54: Dann ziehen Sie sich einfach Einfach, dann ziehen Sie sich einfach in Ihre Active Directory.

00:29:59: Das ist also die Software-Umgebung, in der Sie Benutzerrechte pflegen, machen sie einfach einen Download und sagen das sind die Rollen.

00:30:07: Das können Sie downloaden, das können Sie dann im System wieder upload, wieder hochladen und dann haben Sie die Benutzerechte als PDF hochgeladen – das dauert maximal zwei Minuten – und müssen nicht hingehen und manuell Benutzerechte eintippen wie man das in verschiedenen Lösungen sieht.

00:30:24: Denn da kommen wir auch wieder in diese Thematik rein.

00:30:28: Wie arbeitet denn überhaupt das Unternehmen?

00:30:31: Das funktioniert vielleicht für Unternehmen mit, sagen wir mal zehn bis fünfzehn Mitarbeitern, dass ich da manuell Benutzerrechte eintrage.

00:30:40: aber wir arbeiten mit Unternehmens zusammen im Mittelstand mit Fünfhundert Mitarbeiteren.

00:30:45: die haben dann zwanzig Rollen.

00:30:47: Wir haben jetzt gerade eine Dokumentation gemacht für ein Konzern Die nutzen SAP.

00:30:52: Das kann nie nicht alles manuelle einticken.

00:30:54: Da zeigen sie mir einen Vogel Wenn ich den sage, hier trage mal bitte eure Genutzerrechte ein und dann sind wir nur beim Eintragen.

00:30:59: Dann sind wir noch nicht beim Aktualisieren Und deswegen der Teufel steckt im Detail muss das Ganze so aufgesetzt sein dass die Fachabteilung mit Ich gehe soweit, dass sich sage mit Spaß in möglichst kurzer Zeit Die Information so abgeben kann damit diese Informationen auch zu bewältigen ist

00:31:19: Und diese Dezentralisierung macht die auch den größten Unterschied im Alltag der Anwender?

00:31:26: Die Dezentualisierung und die automatische Aufgabensteuerung.

00:31:30: Das heißt also, das Projektmanagement was mit dahinter steht.

00:31:34: Dass die Aufgabe verteilt wird, dass der Benutzer informiert wird, Dezentral und Orts- und Zeit unabhängig voneinander gearbeitet werden kann.

00:31:54: Und du hast es gerade schon angesprochen, jetzt kommen wir endlich zur Aktualisierung.

00:31:57: Wie unterstützt ein Auditory dabei die Verfahrensdokumentation regelmäßig zu aktualisieren?

00:32:03: Ja, Auditry verankert diese jährliche Überprüfung durch einen integrierten Auditworkflow mit klaren Aufgaben Unterinnerungen.

00:32:12: nach einem Jahr stößt dann der Firmenadmin in ordertree, diesen Orderprozess an und alle Beteiligten erhalten dann eben eine E-Mail mit der Bitte, sich Ihren Bereich doch mal anzugucken.

00:32:24: Jede Fachabteilung prüft ihren Teil der Dokumentation und pflegt die Änderungen ein.

00:32:29: Und wenn Sie diese zuarbeiten verzögern dann gibt es automatische Erinnerungen in unterschiedlichen Freundlichkeitsabstufungen und die führen dann dazu dass das eben doch am Ende ein Projekt ist was auch irgendwann erledigt wird.

00:32:45: Diese Änderung laufen dann in eine zentrale Freigabe werden nochmal angeschaut und überarbeitet, reviewed.

00:32:54: Und nach der Freigabe entsteht dann direkt eine neue Version der Verfahrensdokumentation und das Thema ist wenn jetzt nicht grundlegende Änderungen in der Prozesslandschaft eintreten wieder für ein Jahr erledigt.

00:33:07: Unsere Hörer sind natürlich besonders interessiert an Success Stories.

00:33:10: Gibt es denn Praxis-Barschspiele in denen Auditree die Dokumentation erheblich beschleunigt oder verbessert hat?

00:33:18: Ja, immer also bei praktisch jedem Unternehmen das Auto Tree eingeführt hat bekommen wir halt das Feedback.

00:33:24: Das die mit diesem mit dem Weg den wir da aufzeigen sehr schnell in sehr überschaubarer Zeit eben ihre Dokumentationen erstellen konnten.

00:33:34: ich habe es ja schon gesagt wie selber konnten die zeit für die erstellung unserer eigenen Dokumentation von vierzig Stunden reduzieren auf dreißig Minuten.

00:33:43: Also ich muss es neulich, weil wir die Buchregelung umgestellt haben, neuliche nochmal komplett neu machen.

00:33:47: das hat dann dreizig Minuten gedauert statt vierzig stunden und dass ist auch ungefähr der Faktor den wir bei unseren Kunden sehen.

00:33:53: also selbst mit Einarbeitung für die beteiligten Kollegen brauchen unsere Kunden selten länger als vier Stunden.

00:34:02: für so ein mittelständisches Unternehmen ist auch sogar meist ohne externe Unterstützung machbar, weil das System einfach selbst erklärt.

00:34:10: Wir haben Videotutorials wir haben die KI-Interviews und das hilft den allermeisten das Thema in eigen Regie dann eben wirklich zu lösen.

00:34:22: Das klingt nachzufrieden im Kunden!

00:34:23: Das war schon mal gut.

00:34:25: Sag mal, wir haben eben über Rollen gesprochen.

00:34:27: wie sorgt das Tool denn dafür dass alle Beteiligten vom Unternehmer bis hin zu den Mitarbeitern einfach mitarbeiten können?

00:34:35: Weil Auditory so gebaut ist, dass jeder nur seinen Teil sieht und genau die Fragen beantwortet, die zu seiner Rolle passen.

00:34:42: Das heißt also es gibt niedrige Barrieren weil das thematisch eingegrenzt ist auf den Aufgabenbereich des Mitwirkenden.

00:34:48: Es wird niemand überfordert auch dadurch, dass eben in diesen Karrierinterviews, die wir implementiert haben, die Fragen in natürlicher Sprache beantworted werden können.

00:34:59: eine sehr komfortabel Benutzerverwaltung, Rollen- und Rechteverwaltung so dass es eben auch möglich ist interne und externe Mitwirken da einzubinden.

00:35:11: Das heißt ich kann auch meinen Steuerberater oder eben mein Wirtschaftsprüfer von vornherein mit in das ganze System reinnehmen und also vor einer Lizenzierung her so dass wir eben bei Ordertree eine Firmenlizenz haben.

00:35:25: Das heißt also, man hat dort eben, wenn man lizenziert die Firma und ich kann beliebig viele mitwirkende Einladen an meiner Verfahrensdokumentation mitzuarbeiten.

00:35:34: Und die Erfahrung ist auch jetzt zumindest beim Thema Verfahrenslokumentations das je mehr Kollegen da mitarbeiten, die Dokumentation auch besser und vollständiger wird.

00:35:43: Was noch ergänzt und ganz interessant ist, ist die Rolle des Auditors.

00:35:46: Das heißt wenn die Verfahrensdokumentation dann erstellt ist habe ich ein Vier-Augenprinzip das sich nochmal jemanden in der Rolle Auditor sitze über die gemachte Änderungsvorschläge.

00:35:58: Das heisst wenn ich jetzt zum Beispiel in der Buchhaltung bin und ich hab eine neue Mitarbeiterinnen einen neuen Mitarbeiter Und er gibt eine Änderung an und sagt nein das machen wir gar nicht so im Prozess Dann muss dieser Änderungen immer durch den Auditor freigegeben werden und der entscheidet Stimmt es, ist das eine Prozessanpassung und sie wird übernommen?

00:36:16: Oder stimmt es nicht.

00:36:18: Der Mitarbeiter hat es beim Onboarding vielleicht falsch verstanden oder falsch übernomen.

00:36:21: ich schwole den Mitarbeiter nach Und lehne diese Änderungen ab dann kommt ihr auch nicht mit in die Dokumentation.

00:36:27: Das Ganze wird automatisch mit getrackt als Prüfprotokoll und kann dann eben nachher an der Betriebsprüfung dieses Dokument auch zeigen.

00:36:35: zu sagen einmal im Jahr geht bei uns Im vier Augen Prinzip dieser Prozess kontrolliert und an der und der Stelle habe ich Mitarbeiter nachgeschwunden.

00:36:44: Oder der Mitarbeiter wollte es falsch verstehen, das kann ja durchaus auch sein!

00:36:49: Ja vielen Dank.

00:36:51: und wenn ihr an die Zukunft denkt was bedeutet der Einsatz von Auditory langfristig für die Zukunft einer Kanzlei oder interner Unternehmensprozesse?

00:37:02: Auditry macht Verfahrensdokumentation vom lästigen Risiko zum strategischen Vorteil sowohl für Unternehmen als auch für Kanzleien.

00:37:11: Für Unternehmen beseite ich, dass dann eine relevante steuerliche Unsicherheit schafft Klarheit über die wichtigen Prozesse in der Buchhaltung und auch wertschöpfende Prozisse im Unternehmen.

00:37:23: Und hilft bei deren Optimierung?

00:37:25: Und für Steuerkanzleien ist es so, da haben wir eine spezielle Lösung, Ordered Pre-Pro.

00:37:30: Die ermöglicht eben auch die Verwaltung von Mandanten im System und das ist für man dann moderne kanzleiende Durchbruch denn die Software ermögliche wirklich die Erstellung von Verfahrensdokumentationen mit sehr geringem Aufwand, mit einheitlichen Standards über alle Mandanten und wer will als Steuerkanzlei kann daraus dann eben auch ein neues und maßensstarkes Geschäftsmodell machen.

00:37:53: Das heißt also, kurz gesagt mit Auditories das Thema Verfahrensdokumentation für Unternehmen und Kanzleien bestmöglich und zukünftig ergelöst.

00:38:03: Ja, das war wirklich sozusagen ein super Schlusswort!

00:38:06: Das waren wirklich super spannende Einblicke.

00:38:08: Vielen Dank, Andrea und Nadine, dass ihr heute bei uns wart und uns gezeigt habt wie man Verfahrenslokumentationsendlich stressfrei angehen kann.

00:38:17: Ja vielen Dank euch beiden!

00:38:18: Gerne!

00:38:19: Danke, dass wir hier sein durften

00:38:20: Genau.

00:38:21: Und an alle Hörerinnen und Hörern, wenn ihr euch Auditree einmal genauer angesehen wollt findet ihr alle weiterführenden Links in den Show-Notes.

00:38:29: Abonniert auch gerne unseren Podcast Tex and Bytes um keine neue Folge zu verpassen!

00:38:33: Wir freuen uns auf euch beim nächsten Mal.

00:38:36: Tschüss zum Nächsten mal

00:38:39: tschüß!

00:38:41: Danke tschüs!