Digitale Ordnung statt E-Mail-Chaos

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00:00:05: Tags and Bytes.

00:00:08: Der Podcast für die digitale Steuerwelt.

00:00:16: Hallo zum Podcast von Tags and Bytes, der Plattform, die das Steuerrecht in die digitale Zukunft begleitet und alle relevanten Inhalte zusammenbringt.

00:00:24: Hier treffen sich Experten, Innovatoren, Verlage, Softwareanbieter und viele mehr mit einer gemeinsamen Mission – Tags Goes Digital.

00:00:34: In unserem Format ToolsInside dreht sich alles um die praxisnahe Digitalisierung.

00:00:39: Wir sprechen mit Softwareanbietern, die zeigen, welche Probleme ihre Tools wirklich lösen und wie digitale Lösungen den Alltag in Steuerkanzleien, Steuerabteilungen und der Beratung verändern.

00:00:49: Dazu gibt es konkrete Use-Cases, Tipps aus der Praxis und einen Ausblick auf die Zukunft, um Herausforderungen zu meistern und neue Trends frühzeitig zu erkennen.

00:00:58: Genau, und wir begrüßen euch dazu aus unserem Podcaststudio in Herne.

00:01:02: Ich bin Frank Hüsken und gemeinsam mit Annika Glinker moderiere ich diesen Podcast.

00:01:07: Ja, Annika, schön, dass wir heute wieder hier gemeinsam im Studio stehen.

00:01:10: Ja, danke Frank, ich freu mich auch.

00:01:12: Und ich bin gespannt auf unseren heutigen Gast, denn heute haben wir Maximilian Mann, CEO von Fünf F Software eingeladen.

00:01:20: Hallo Maximilian, schön, dass du da bist.

00:01:23: Hallo, guten Tag.

00:01:24: Maximilian, magst du dich und dein Unternehmen kurz vorstellen?

00:01:27: Genau, ich bin der Max, bin frisch in der Geschäftsführung gestartet bei Fünf F erst vor Kurzem.

00:01:34: Bin aber schon längerem Austausch und deswegen eigentlich der Fokus mal auf... Die Firma oder die, was wir als Mission machen, es ist eine spannende Detail-Austauschplattform, Kommunikationsplattform.

00:01:49: Vor allen Dingen genutzt von Berufsgeheimnisträgern liegt daran, dass unsere Gesellschaft aus dem Kreis kommen.

00:01:56: Es ist eine sehr familiäre Umgebung gewesen, aus der diese Firma gegründet ist.

00:02:03: Das hat sich auch noch beibehalten.

00:02:05: Und gerade das persönlich ist auch immer ein sehr wichtiger Punkt gewesen.

00:02:09: Ja, und bin heute hier, weil Steuerberater uns sehr wichtig sind als Kunden und auch als Feedbackgeber und denke, dass das ein ganz guter Fit ist.

00:02:20: Ja, sehr schön.

00:02:21: Ja, und was macht ihr genau?

00:02:23: Wie würdest du das in wenigen Worten beschreiben?

00:02:26: Wir stellen eine Plattform zur Verfügung, die die Kommunikation zwischen kein Slime und Kunden stark vereinfacht und dabei Aspekte wie Datensicherheit und Kommunikation im Vordergrund rückt.

00:02:39: Gib uns doch mal ein konkretes Beispiel aus der Praxis.

00:02:41: Welches typische Problem löst jemand von FF?

00:02:45: Ich glaube, das typischste ist, die Ordnung zu behalten.

00:02:48: Das heißt, man hat viele Kunden, sehr, sehr viele Dateien, die man einsammeln muss.

00:02:54: Und dann den Überblick zu behalten, was davon wurde schon geliefert, ist alles auch vollständig.

00:02:59: Muss man vielleicht einen Teil wieder anfragen.

00:03:02: und dann den Status darüber zu behalten.

00:03:04: Das geht schnell, gerade bei komplexeren Projekten, in einem Bereich, wo eben sehr viel Zeit für E-Mails und Telefonate draufgehen, wenn man da eben nicht über sich behält.

00:03:14: Und das ist, denke ich, die Schlüsselanwendung unserer Plattform.

00:03:19: hier die Übersicht zu behalten und sich die Zeit zu sparen.

00:03:22: Und wie sah denn die Situation in Kanzlein oder Steuerabteilung typischerweise aus, bevor eure Plattform zum Einsatz kam?

00:03:30: Ich glaube, das klassischste und typischste Beispiel sind ziemlich volle E-Mail-Postfecher mit vielen Antworten.

00:03:40: Und frage E-Mails im Sinne von okay, wie sieht das jetzt mit dem Dokument aus?

00:03:45: Haben Sie schon daran gedacht folgen das uns zu schicken?

00:03:48: oder das war leider vom letzten Monat, könnten Sie uns bitte das Neues durchzukommen lassen.

00:03:54: Und dadurch eben eine recht hohe Flut.

00:03:57: Und wie genau löst ihr dieses Problem?

00:03:59: Also was verändert sich konkret für die Kanzlerantimandanten?

00:04:01: Wie muss ich mir das in der Praxis vorstellen?

00:04:04: Also anstatt vielen E-Mails gibt es dann eine E-Mail mit dem Einladungslink zu unserer Plattform.

00:04:10: Auf der Plattform ist auf ganz leise Seite die Möglichkeit, ein Projektraum zu erstellen, wo man die Struktur so vordefinieren kann, wie man sie braucht.

00:04:20: Diese Projekträume sind auch wiederverwendbar und anpassbar.

00:04:24: Das heißt, wenn man verschiedene Klassen von Kunden hat oder verschiedene Bereiche hat, die man abdecken möchte, kann man sich das schön vorbereiten.

00:04:32: Oder wir helfen auch gerne bei der Implementierung und Vorbereitung.

00:04:36: Und für den Kunden bedeutet das dann, dass man eben nicht eine E-Mail mit Stichpunkten bekommt, sondern den vordefinierten Ablageort, wo hier steht, okay, das sind die Dokumente, hier muss ich meine Wechnungen hochladen, hier muss ich die Belege hochladen, etc.

00:04:52: Und hat da eben eine intuitive Plattform und Bedienungsoberfläche, sodass man eben deutlich vereinfacht diese Sachen austauschen kann.

00:05:04: Und vor allen Dingen viele der Kunden sind ja über Jahre hinweg in wiederholenden Sachen.

00:05:09: Also Jahresabschluss ist dann eine regelmäßige Sache.

00:05:13: Und gerade die fällt dann eben deutlich einfacher, weil man dann gewohnte Strukturen auch schon wieder hat.

00:05:19: Und dort eben dann nicht immer wieder von neuen beginnt, sondern im gewohntes Ableck vielleicht sogar vergleichen kann mit dem Vorjahr.

00:05:25: Und das hilft sehr, um da bei Wungsverluste zu vermeiden.

00:05:31: Und hast du vielleicht sogar ein konkretes Beispiel aus der Praxis, das zeigt, wo eure Plattform einem Kunden wirklich geholfen

00:05:38: hat?

00:05:39: Also, was mir da einfällt, ist eine mittelgroße Kanzlei, die durch Zufall in uns gekommen ist.

00:05:46: Die hatten die Schwierigkeit, dass sie in ihren Augen erstmal kein Personal gefunden hatten.

00:05:51: Die hatten zunehmend komplexe Aufträge gewonnen und Schwierigkeiten, die abzuarbeiten.

00:05:57: Und die Lösung kam dann tatsächlich nicht über weitere Steuerberater, sondern darüber, dass sie die Reibungsverluste minimieren konnten.

00:06:07: Das ist eigentlich auch eine sehr schöne Eigenschaft bei uns Haussoftware, dass sie sehr gut skaliert in größere Projekte.

00:06:12: Das heißt, so eine einfache Sache, wo es um fünf Dokumente geht, die per E-Mail abzufrühstücken ist, trivial, da braucht man ein extra Plattform für.

00:06:22: Aber wenn dann zehn Leute auf ein Backpf sind und dann eben Man gar nicht mehr weiß, was der andere Fleisch schon gemacht hat, dann wird das sehr, sehr praktisch.

00:06:33: Und eben genau dieser Skalierung von, das haben zwei Leute angefangen hier, ich glaube Ende des Teams, Vanstern X, hatte eben geholfen und tatsächlich war das dann so, dass sie sogar so viel Zeitrubellen ausgewonnen hatten, dass sie sonst nicht nur als unverzichtbares Tool genannt hatten.

00:06:54: sondern eben auch, dass sie sich jetzt in der Lage sehen, auch sehr komplexe Projekte beherrschbar abfertigen zu können und hat auch ihre Art zu arbeiten, damit deutlich verändert.

00:07:04: Gibt es auch Schwierigkeiten bei der Einführung?

00:07:06: oder ich frage mal anders, was sind typische Herausforderungen bei der Einführung und wie geht ihr damit um?

00:07:11: Weil ihr findet ja immer eine andere Situation in einer ganz live.

00:07:15: Das stimmt, also es ist... Denke ich viel schichtig.

00:07:19: Ich denke sehr häufig muss man sich natürlich bei Software auch immer wieder eindenken und einarbeiten.

00:07:24: Der Mensch ist so ein Gewohnheitstier.

00:07:27: E-Mail ist alt bekannt, gut bekannt und schnell genutzt.

00:07:32: Das heißt, Prozesse könnten sich verändern und müssen neugedacht werden, wenn man sie dann effizienter und größer haben will.

00:07:41: Meistens geht's gut, im Sinne von, der ist schon Schmerz da und das macht einfach Sinn, es besser zu regeln, aber ich denke, dass da auch sehr viele Leute ihre Umstiegs- oder Anfangsschwierigkeiten haben.

00:07:53: Auf meiner anderen Seite muss es eben auch gewünscht sein, dass man dieses Portal nutzt, muss man sich auch erst mal eindenken, es ist halt sehr einfach gehalten, genau aus diesem Grund, aber... Auch aus persönlicher Erfahrung kenne ich das jedes Mal, wenn ich eine neue Software anfasse, dann denke ich mir erst mal, okay, muss ich mich das wieder eindenken, wo ist der Knopf hierfür, wofür finde ich jetzt, wechseln und denke, das sind so die größten Hürden.

00:08:17: Das zweite ist auch natürlich die Vielfalt bei Software.

00:08:23: Es muss ja auch vernetzt sein.

00:08:24: Wir haben sehr, sehr viele Anfragen auch in Richtung Integration.

00:08:28: Spezifische Interpretationen, wenn da ein Sharepoint im Hintergrund ist, Datef ist natürlich ein ganz häufiger Kandidat.

00:08:35: Und diese ganzen Strukturen, die im Hintergrund laufen, müssen nicht auch abgebildet werden.

00:08:41: Und ich denke, dass da auch die größten Fragestellungen meistens entstehen.

00:08:48: Und was habt ihr aus euren bisherigen Implementierungen gelernt?

00:08:51: Gibt es Tipps, die du Kunden mit auf den Weg geben könntest?

00:08:55: Allgemein ist natürlich immer schwierig.

00:08:57: Man kann natürlich sagen, es lohnt sich, über unsere Software zu kommunizieren.

00:09:01: Also deine Kunde, die ich von auch als Beispiel im Kopf habe, hat sich zum Beispiel entschieden, jede Kommunikation über fünf F ausschließlich zu machen.

00:09:12: Das ist aber dann eine Frage, ich würde sagen.

00:09:16: Man muss sich echt individuell betrachten.

00:09:18: Bei einer kleinen Kanzlei würde ich wirklich sagen, es muss sich richtig anfühlen.

00:09:24: Ich denke, das ist der entscheidende Punkt.

00:09:27: Und für allgemein hat, würde ich es immer wieder darauf runterbrechen.

00:09:32: Das heißt, ausprobieren.

00:09:35: Wir haben überhaupt eine Testphase, genau den Grund.

00:09:38: Und dann schauen, ob sich das richtig anfühlt.

00:09:40: Dann müsste man, denke ich, auf den richtigen Dampfer.

00:09:43: Wenn du maximierst, mal auf die Digitalisierung im Steuerbereich schaust.

00:09:48: Welche Trends siehst du da aktuell?

00:09:50: KI ist vermutlich immer ein Thema.

00:09:52: Spielt das bei euch auch eine Rolle?

00:09:54: Definitiv.

00:09:55: Also wir haben, was KI betrifft, auch ein paar Forschungsberechte aktuell oder Implementierungsversuche im Kleinen.

00:10:04: Da sind die Schmerzen, die an uns herangetragen wurden, zum Beispiel die Dokumentenvorprüfung.

00:10:10: Ist denn wirklich da drin, was der Titel sagt.

00:10:15: dass man gar nicht erst reinklicken muss, sondern vielleicht schon der Mandant beim Uploader erinnert wird.

00:10:22: Es sieht so aus, als hättest du XY hochgeladen, bist du dir sicher?

00:10:29: Aber das ist jetzt ein kleines Beispiel.

00:10:30: Im Großen und Ganzen ist die Digitalisierung, denke ich, weiterhin ein sehr großes Thema.

00:10:37: Also man sieht auch eine hohe Konsolidierung von Constline, die mit Digitalisierung zusammenhängt.

00:10:43: Das heißt, die Anzahl der Kanzleien ist die Frage, wie viel es dann in zehn, zwanzig Jahren noch gibt, ob sich die nicht sogar deutlich reduzieren wird und dann eben viel mehr in Richtung größer und skaliert gedacht wird.

00:10:57: Und wie wir uns darin positionieren, ist tatsächlich, wir verstehen uns als zusätzliches Tool, das eben einen konkreten Schmerz löst, nämlich die Kommunikation und die es... immer als addon oder fast eigentlich immer als addon nutzbar und damit eben für uns in der es.

00:11:19: also nehmen wir uns ein bisschen raus aus diesem großen bild dass wir sagen ihr müsst uns nehmen um groß zu werden.

00:11:25: das ist nicht der feier sondern für ein klein bis groß geben wir alles mit.

00:11:30: wir haben auch recht große kunden z.B.

00:11:33: grand fonten oder kurakon und diesen gleichermaßen überzeugt, wie unsere kleinen Kanzleien mit vielleicht fünf Steuerberatern.

00:11:44: Ja, ich wollte nochmal mehr in Richtung Punkt der Digitalisierung gehen.

00:11:46: Das heißt, Digitalisierung ist ja alles, wo es darum geht, die Prozesse in einem digitalen Raum umzusetzen.

00:11:52: Und die Kommunikation findet schon sehr, sehr viel, denke ich, in dem Bereich statt.

00:11:58: Die Plattform macht es natürlich sehr einfach zu sagen, jetzt ist man digital im Austausch.

00:12:05: Der Hintergrund ist weiterhin das Entscheidende, also wie dann auch in der Kanzlei gearbeitet wird und die digitale Verarbeitung.

00:12:12: Da haben wir auch eine Auge drauf im Sinne von, dass wir uns mit Integration kompatibel halten mit dem Tools, die dann die Kanzlei noch nutzen wollen, um das abzuarbeiten.

00:12:23: Und wie entwickelt ihr euch als Fünf F weiter, um konkret auf dieser Trend zu reagieren?

00:12:30: Also wir versuchen... In erster Linie einfach zu bleiben in der Anwendung, das ist das ganz Wichtige, weil es nur dann genutzt wird und es soll ja auch die Sicht nach außen zu einfachen.

00:12:42: Das heißt, hier wollen wir kein Funktionsmonster werden, sondern unser Ziel ist, die Anwendbarkeit möglichst einfach halten, dadurch relevant bleiben und Spezialfunktionen durch Kooperationen zu ermöglichen oder eben auch aus ... fast ausschließlich aufgrund einer Anfrage ... ... durch Integration zu ermöglichen.

00:13:05: Das heißt, ... ... wenn du kannst leiden, ... ... bestimmtes Werkzeug einsetzen möchte ... ... und die Sachen zu erledigen ... ... im Hintergrund, ... ... also weil es dann zum Beispiel ... ... in der Time Management System ... ... mit Datav oder wie auch immer, ... ... dann ist es für uns ein Integrationsprojekt, ... ... wo wir uns nicht in die Funktion einmischen, ... ... sondern nur die Drehscheibe nach außen darstellen möchten.

00:13:27: Ja, ich glaube, ... ... lieber Maximilian, damit sind wir schon ... Am Ende der Folge angekommen.

00:13:31: Vielen Dank, dass du hier bei uns zu Gast warst und unsere Fragen beantwortet hast.

00:13:35: Sehr gerne.

00:13:36: Ja, auch von mir.

00:13:36: Vielen Dank und weiterhin viel Erfolg und wir senden an unsere Zuhörerinnen.

00:13:40: Natürlich, liebe Grüße aus Herne.

00:13:43: Tschüss.

00:13:44: Klasse, vielen lieben Dank.

00:13:49: Das war Tex and Bites, der Podcast für die digitale Steuerwelt.

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