#6 – Belegaustausch neu denken: Wie Kanzleien Prozesse vor der Buchung digitalisieren

00:00:07: Tax and Bytes, der Podcast für die digitale Steuerwelt.

00:00:12: Diese Ausgabe von Tools Insight wird unterstützt von Docunest.

00:00:17: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge Tax & Bytes – dem Podcast rund um Digitalisierung in der Steuerwelt!

00:00:23: Mein Name ist Annika Glinker

00:00:25: und ich bin Frank Christen.

00:00:26: Ja schön dass ihr wieder dabei seid.

00:00:28: heute sprechen wir über einen Prozess, der eigentlich längst digital sein sollte im vielen Unternehmen Aber noch erstaunlich viel Handarbeit verursacht.

00:00:38: Den Weg einer Rechnung vom Eingang beim Mandanten bis zur fertigen Buchung in der Kanzlei?

00:00:44: Ja, denn die Realität sieht häufig so

00:00:46: aus!

00:00:47: Eine Rechnungen kommt per E-Mail, die nächste per Posts eine weitere landet bei einem Mitarbeitenden und vielleicht kommt noch ein Beleg über einen Messenger oder einen privaten Cloudlink hinzu.

00:00:57: Dann muss freigegeben nachgefragt, gesucht geprüft abgetippt und schließlich alles irgendwie in die Buchhaltung überführt werden.

00:01:05: Und genau an dieser Schnittstelle zwischen Mandant und Steuerkanzlei setzt unser heutiges Tool an.

00:01:11: Docunest möchte das Beleka aus des Mandanten in strukturierte und für die Kanzlei direkt nutzbare Daten übersetzen, und dabei möglichst viele Arbeitsschritte automatisieren.

00:01:23: Wie das funktioniert?

00:01:24: Was das in der Praxis für Kanzleien und ihre Mandanten bedeutet, schauen wir uns heute genauer an!

00:01:30: Ja und dafür haben wir heute gleich zwei Gäste bei uns, die das Thema aus zwei unterschiedlichen Perspektiven kennen.

00:01:37: Zum einen begrüßen wir Sydney Nick.

00:01:39: Sydney ist Steuerberater und Co-Founder von Docunest und kennt damit die Probleme und Prozesse aus der täglichen Kanzlei Praxis.

00:01:47: Hallo Sydney schön dass du da bist.

00:01:50: Servus vielen Dank!

00:01:51: Und unser zweiter Gast ist Bakhtasch Hossain Sadi.

00:01:55: Bakhtash ist ebenfalls Co Founder und Geschäftsführer bringt insbesondere die technische Perspektive auf die Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse mit.

00:02:06: Auch an dich ein herzliches Willkommen, Backtasch!

00:02:08: Ja wir wollen heute nicht direkt mit einzelnen Funktionen starten.

00:02:12: uns interessiert erst mal zunächst warum wir im Jahr twenty-sechsundzwanzig überhaupt noch über Probleme beim Belegaustausch und in der vorbereitenden Buchhaltung sprechen müssen.

00:02:23: und dafür starten wir einmal ganz am Anfang eines typischen Prozesses.

00:02:28: Du kennst das ganze selbst aus der Kanzlei-Praxis, wenn wir einen ganz normalen mittelständischen Mandanten nehmen.

00:02:34: Wie sieht der Weg einer Eingangsrechnung heute typischerweise aus?

00:02:38: Vom Eingang im Unternehmen bis zu dem Zeitpunkt an dem sie tatsächlich bei der Steuerkanzlerin kommt.

00:02:45: Das ist eine gute Frage!

00:02:47: Kann ich dir nicht direkt immer beantworten?

00:02:49: Es kann auf tausenden verschiedenen Wegen in die Kanzler oder beim Mandanten ankommen.

00:02:56: Ob das per E-Mail irgendwie im Portal, per Post wird dann eingescannt.

00:03:02: Da gibt es tatsächlich viele Varianten und da ist halt immer so die Thematik wie kommen die Daten rein?

00:03:11: Wie will man sie verarbeiten?

00:03:14: Gibt's dann vielleicht auch noch irgendwelche Abstimmungen?

00:03:17: Wer gibt ein Beleg frei?

00:03:18: Das ist so bisschen wo ich sage Die Problematik.

00:03:23: Du hast die verschiedenen Eingangskanäle gerade schon beschrieben, kannst du uns an einem konkreten Mandantenbeispiel beschreiben welche Probleme entstehen wenn vier oder fünf solcher Kanäle parallel genutzt werden?

00:03:37: Ja ich nehme einfach das direkte Beispiel bei uns selbst bei Docunest.

00:03:43: wir haben eine e-mail Adresse mit Rechnung et beispielsweise.

00:03:48: da kommen die Rechnungen rein.

00:03:51: Und wie ist es dann mit dem Prozess?

00:03:54: Der Beleg muss dann irgendwie in die Buchhaltung rein.

00:03:56: Das heißt, sie müssen ins System rein, der Upload oder E-Mail Weiterleitung und da hat man den Beleg erst mal drin.

00:04:03: Dann ist halt die Frage Laschschrift über Weisungen.

00:04:07: wer genehmigt eine Eingangsrechnung?

00:04:10: das sind so die Herausforderungen.

00:04:14: Man muss auch ganz offen sagen sehr oft gehen Eingangsrechnung einfach unter.

00:04:18: Also man sieht als Kanzlei oder als Mandant nicht, wo ist der Beleg?

00:04:24: Der bleibt einfach irgendwo im Postfach liegen.

00:04:27: Du hast gerade schon gesagt, selbst wenn die Rechnungen unternehmen angekommen sind heißt das ja noch lange nicht dass sie nur noch zeitnah in der Buchhalstörung landet.

00:04:34: Das spreche ich vom Schreibtischproblem.

00:04:36: Eine Rechnung wartet beispielsweise beim Geschäftsführer oder in der Fachabteilung auf die Freigabe und Was bedeutet so einen Freigabeflaschenhals konkret für die Arbeit der Steuerkanzlei?

00:04:48: Wir haben dann halt eigentlich immer eine offene Posten.

00:04:51: Also das heißt wir haben entweder ne Zahlung, also in dem Fall vermutlich eine Zahlung aber wir haben den Beleg dazu nicht.

00:04:58: Das heißt, wir haben keinen Vorsteuerabzug.

00:05:01: es ist vielleicht auch nicht GOBD konform die Buchhaltung mehr wenn die Belege zu spät eingehen.

00:05:07: Das heisst da haben wir immer wieder so das Problem und als Kanzlei müssen immer wieder nachhalten Wo sind die Belege, wann bekommen wir sie?

00:05:15: Das ist halt so ein bisschen das Problem.

00:05:18: Ja dann lass uns doch mal bis zum Monatsabschluss weiter denken wenn Belege fehlen oder verspätet eintreffen welche Auswirkungen hat das auf die laufende Buchhaltung und beispielsweise auf die Aktualität einer BWA?

00:05:30: und woran merkt die Kanzler überhaupt dass noch etwas fehlt?

00:05:34: ja ich gehe einfach mal davon aus was die meisten Kanzleien mittlerweile debitorisch kreditorisch buchen.

00:05:42: Da haben wir halt, wie auch eben erwähnt den Fall.

00:05:45: Wir haben eine Zahlung und haben kein Beleg dazu.

00:05:48: Das heißt die BWA ist nicht aussagekräftig.

00:05:51: Die ist nur so aussagekäftig wie auch die Aktualität der Unterlagen im Unternehmen ist.

00:05:58: Und da haben wir das Thema genau.

00:06:02: Dann beginnt ja häufig auch noch das klassische Rückfragen Pinpoint.

00:06:05: Wofür war der Beleg?

00:06:06: Wer hat das gekauft?

00:06:07: Ist die Rechnung schon bezahlt oder wo ist die dazugehörige Rechnungen?

00:06:11: Wie viel Arbeit entsteht eigentlich nicht durch die Buchung selbst, sondern durch genau diese Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant?

00:06:19: Das ist tatsächlich diese schöne – falls ihr es noch nicht gehört habt – geliebte Opos-Liste bei den Mandanten.

00:06:25: Die gefühlt kein Mandant versteht und immer sagt was ist das denn, was ich da abarbeiten muss.

00:06:31: Tatsächlich enorm viel!

00:06:32: Also ich muss sagen, mich kann's jetzt nicht beziffern auf eine Minutenanzahl aber Es dauert sehr lange, also dieses Ping-Pong was man hin und her spielt das ist Katastrophe.

00:06:46: Und wir haben mittlerweile sogar teilweise Riesenprobleme wenn man auch Ausgangsrechnungen hat die zu spät hochgeladen wurden und dadurch vielleicht eine ZM Frist verpasst.

00:06:58: Das wäre dann halt auch wieder potenzieller Schaden.

00:07:03: Ja, jetzt gibt es natürlich längst digitale Lösungen für viele dieser Probleme und trotzdem schicken Mandanten weiterhin Belege per E-Mail oder auch auf anderen Wegen.

00:07:13: Liegt das möglicherweise weniger an fehlender Technik als daran dass viele bestehende Prozesse und Tools für den durchschnittlichen Unternehmer schlicht zu kompliziert sind?

00:07:22: Was erlebt ihr da so in der Praxis?

00:07:26: Ich glaube, das größte Problem ist wir sind gerade in so einer Transformationsphase, wo wir nicht nur als Steuerberater uns transformieren sondern auch die Mandanten und wir haben meistens dieses papierhafte Prozess einfach nur digitalisiert.

00:07:44: Und wir haben eigentlich den Mandanten in der Regel nicht an die Hand genommen und gesagt Wir können deine Prozesse aufarbeiten.

00:07:51: Wir schauen uns an wie kommt der Beleg in dein Unternehmen?

00:07:55: Wie landet er offentlich weitestgehend automatisiert in die Buchhaltung?

00:08:01: Ich sage mal dieser Zwischenstep, der fehlt oder hat in der Vergangenheit sehr oft den Kanzler eingefählt.

00:08:08: Weil einfach die Zeit auch nicht dafür vorhanden war und die Mitarbeiter da teilweise sich nicht die Räume nehmen konnten.

00:08:16: Jetzt nehmen wir doch einmal konkret einen Mandanten mit hundert oder zweihundert Eingangsrechnungen im Monat.

00:08:22: Wo würdet ihr in diesem Prozess, in dem Prozess die größten Zeitfresser vermuten?

00:08:26: Beim einsammeln der Belege bei der Freigabe, bei Rückfragen beim Erfassen der Daten bei der eigentlichen Buchung?

00:08:34: Tatsächlich, der organisatorische Aufwand vor der Buchung.

00:08:40: Nicht die Buchung selbst sondern tatsächlich wie kommen die Daten rein?

00:08:45: und das ist halt auch diese Opostliste hin und her dass es das was am meisten Zeit frisst.

00:08:52: Jetzt haben wir über ganz viele Probleme schon gesprochen, wenn ihr die einmal auf einen gemeinsamen Nenner bringen müsstet.

00:08:59: Was fehlt heute an der Schnittstelle zwischen Mandant und Steuerkanzlei?

00:09:03: Ist das Kernproblem letztlich dass beide Seiten digital arbeiten aber häufig nicht in einem durchgängigen gemeinsam Prozess?

00:09:11: Ja würde ich tatsächlich sagen und es ist halt.

00:09:14: uns fehlt die gleiche Sprache.

00:09:16: Das heißt auch die taggenaue Oposs-Liste damit der Mandant weiß was muss ich noch liefern?

00:09:22: Wie weit ist der Stand?

00:09:24: Das ist glaube ich, dass was fehlt.

00:09:26: Wir haben jetzt gesehen an wie vielen Stellen der klassische Prozess in Stocken geraten kann.

00:09:31: Reden wir die Perspektive deshalb einfach mal um.

00:09:34: Wie müsste aus eurer Sicht ein idealer Rechnungseingang aussehen wenn ihr ihn heute komplett neu gestalten könntet?

00:09:44: Das haben wir schon tatsächlich mal umgestellt bei uns.

00:09:47: dafür haben ja auch im Docunest die KI Buchhaltung wo der Riesenmehrwert nicht nur anhand nur an der KI-Buchhaltung ist, sondern halt auch am Prozess davor.

00:10:01: Wir haben bei uns im Portal eine taggenaue Oposliste das heißt der Mandant weiß Tag genau welche Unterlagen fehlen, welche Zahlungen sind noch offen und das passiert taggenau ohne dass die Kanzlei die Buchhaltung anfässt.

00:10:19: Ja, bleiben wir hier auch direkt mal bei einem konkreten Beispiel.

00:10:22: Eine Rechnung trifft ASPDF im zentralen Rechnungspostfach eines Mandanten ein.

00:10:27: Was sollte ab diesem Moment idealerweise automatisch passieren damit weder der Unternehmer noch die Kanzlei die Datei manuell speichern unbenennen oder weiterleiten müssen?

00:10:38: Genau also dieser Beleg muss in die Buchhaltung rein das heißt in das Portal rein am besten über eine automatisierte Weiterleitung oder über eine Schnittstelle.

00:10:50: Es gibt auch Anbieter, die an denen man seine E-Mail Adressen und Plattformen anmeldet, die dann die Daten automatisch ziehen und in die Plattform packen.

00:10:59: Das wäre tatsächlich wichtig!

00:11:01: Und man muss dann halt beachten je größer das Unternehmen ist, desto eher haben sie dann auch Themen mit Freigabeprozessen.

00:11:11: Ist die Rechnung eine echte Rechnungen?

00:11:15: Darf ich die bezahlen?

00:11:16: Das wären dann noch so Themen.

00:11:19: Sind das schon mal ein Thema strukturierte Informationen?

00:11:21: Im nächsten Schritt müssen ja aus einem Dokument irgendwie strukturierte Informationen werden, zum Beispiel Rechnungssteller, Rechnungsnummer, Datumbetrag, Steuersatz.

00:11:30: Technisch wird dabei schnell von OCR oder KI gesprochen.

00:11:33: was passiert denn bei diesem Schritt tatsächlich?

00:11:35: und wo liegen heute noch die Grenzen einer automatischen Belegerkennung

00:11:41: also Die Grenzen, die liegen bei einer Rechnungen jetzt nicht im Standard kommt, also sagen wir mal über PDF oder über E-Rechnung.

00:11:53: Wenn es ein Foto eines Belegs ist oder eine Rechnung und dieses Foto nicht gut ausgelesen werden kann aus irgendwelchen Gründen dann sind wieder an den Grenzen.

00:12:04: Dann können auch die beste KI und das beste Modell nicht mehr genau sehen.

00:12:10: was ist da auf der Rechnungen?

00:12:12: aber Da muss man einen Schritt weiter gehen den Mandanten beziehungsweise die Kanzlei auch darauf hinweisen, dass man sich da nicht ganz sicher ist.

00:12:24: Weil ein Hinweis zu geben ist besser als den Mandaten oder die Kenzlei zu blockieren und so unterstützt man dann alle.

00:12:34: Oder noch schlimmer die KI erraten zu lassen was es sagt und irgendwas da reinzuschragen?

00:12:38: Ja!

00:12:39: Genau

00:12:40: Ja, das Auslesen einer Rechnung ist aber nur ein Teil des Prozesses.

00:12:44: Für die Buchhaltung muss anschließend entschieden werden wie ein Vorgang behandelt und quantiert werden soll?

00:12:49: Wie kann eine KI aus vergangenen Buchungen lernen und beispielsweise Sach- oder Personen konnten vorschlagen?

00:12:57: Vielleicht könnt ihr hier ja auch nochmal ein konkretes Beispiel nennen.

00:13:03: Das Ganze läuft in verschiedenen Schritten ab.

00:13:05: also zum einen kann die KI ziemlich gut schon erkennen um was es sich bei der Rechnung handelt, also ist das jetzt ein Elektrogerät oder ist das neues Auto?

00:13:17: Dann hat es schon mal so ein paar Hinweise, was die Konten sein könnten.

00:13:21: und zum anderen ist auch ganz wichtig dass man beim Algorithmus schaut wie wurde bisher bei diesem Mandanten die Buchhaltung gemacht.

00:13:31: Wie wurden bisher Dinge gebucht?

00:13:33: und das muss auch in die Kontierung mit einfliessen.

00:13:38: Ich würde gerne mal auf das Thema Automatisierung zurückkommen.

00:13:41: Eine falsch erkannte Rechnungsnummer ist natürlich was anderes als jetzt ein falsch erkannter Betrag oder eine falsche Kontierung über mehrere tausend Euro.

00:13:48: an welchen Stellen braucht es aus eurer Sicht weiterhin ja zwingend den Menschen und in welchen stellen kann der Prozess dann tatsächlich weitgehend automatisiert laufen?

00:13:56: Habt ihr da Erfahrungswerte?

00:14:00: Also ich würd sagen wir haben immer noch wie nennt man das People In The Loop oder sowas, d.h.. Den brauchen wir zwingend auch langfristig noch.

00:14:12: Eine KI Buchhaltung, auch wenn sie neunundneinzig Prozent sauber buchen würde braucht man trotzdem immer noch jemanden der die Ergebnisse zu seinen eigenen Macht und halt auch die Verantwortung hierfür trägt.

00:14:25: das heißt lindes Vertrauen egal wie gut die KI-Buchhaltung ist darf es nicht geben.

00:14:31: Das heißt die Prüfschritte müssen immer noch existieren.

00:14:35: was wir aber merken, was halt die KI wesentlich besser kann als ein Mensch ist halt einfach massen gut und strukturiert zu verarbeiten.

00:14:46: Ich will zwar auch zuschauen sind die Voraussetzungen nach vierzehn vier erfüllt also die Rechnungsvoraussetzung?

00:14:53: das kann die KI Wesentlich schneller besser und fehler unanfälliger.

00:15:01: Ja, wir haben schon zu Beginn einmal über den Freigabepflaschenhals gesprochen.

00:15:06: Wie müsste ein guter digitaler Prozess aussehen wenn beispielsweise eine Rechnung erst vom zuständigen Mitarbeitenden und ab einem bestimmten Betrag zusätzlich vom Geschäftsführer freigegeben werden muss?

00:15:18: Was sollte dabei für die Beteiligten sichtbar und nachvollziehbar sein?

00:15:25: Da wäre es halt tatsächlich auch dass man einen Freigabeprozess hat.

00:15:29: also man muss erstmal das definieren was Wer darf was freigeben?

00:15:35: Wie geht eine Rechnung in dem Flau durch, dass man da sieht okay beispielsweise IT-Themen muss das IT-Department oder IT Abteilungen freigem und dann geht es noch mal in den zweiten Schritt.

00:15:49: Das heißt, man muss da Regeln definieren.

00:15:52: Man muss auch definieren wer darf was hochladen.

00:15:56: Das sind einfach, ich sag mal ein Handbücherregeln die man vorher definieren muss.

00:16:00: Und dann gibt es ja noch die Rückfragen, ne?

00:16:02: Wenn die Kanzlei bei einem Belebnissen möchte wofür eine Ausgabe entstanden ist sollte daraus ideale Weise keine neue E-Mail-Kette entstehen.

00:16:09: Wie müsste Kommunikation direkt am Beleg funktionieren damit Kanzler und Mandant später nachvollziehen können was geklärt wurde?

00:16:18: Die Kommunikations muss immer genau dort passieren wo der Mandant auch seine Arbeit macht.

00:16:24: das heißt wie du schon gesagt hast man sollte da nicht eine neue E mail schreiben sondern genau dort wo der mandat die Belege hoch lädt, kann ja auch eine Frage dazu stellen.

00:16:35: Oder andersherum wenn die Kanzlei dem Mandanten etwas fragt dann muss er ganz einfach auf seinem Handy benachrichtigt werden und nicht eine Mail bekommen wo er reinschauen muss und dir eventuell verlieren oder übersehen könnte.

00:16:50: Ja okay ich fasse den von euch skizzierten idealem Prozess jetzt nochmal zusammen.

00:16:55: wir hätten also einen zentralen Eingang automatische Datenerkennung, geregelte Freigaben, strukturierte Rückfragen und möglichst schon einen Buchungsvorschlag.

00:17:05: Was müsste am Ende dieses Prozesses bei der Kanzlei ankommen, damit wir wirklich von einer guten vorbereitenden Buchhaltung sprechen können?

00:17:15: Und nicht einfach nur vor digitalisierten Belegen!

00:17:21: Die Buchungsvorchläge sollten möglichst korrekt sein also buchhalterisch Die Belege sollten größtenteils ausgelesen worden sein und Rückfragen, also dieses Hin- und Herz zwischen Mandant und Kanzlei.

00:17:39: Das sollte möglichst reibungslos und einfach

00:17:41: funktionieren.".

00:17:42: Und ergänzend würde ich vielleicht noch sagen dass die KI auch noch die Themen prüfen sollte, die auch ein Buchhalter normalerweise prüft das heißt Bankbestände abprüfen.

00:17:53: sind sie richtig?

00:17:55: gibt es Differenzen, wenn es Differenzen gibt warum?

00:17:59: und auch bei Belegen.

00:18:00: Bei der sich die KI nicht sicher.

00:18:02: ist das auch wirklich so offen an zu zeigen?

00:18:05: hey ich bin mir bei dem Beleg nicht sicher Und das ist wo ich sage.

00:18:09: dass ist das wichtigste.

00:18:10: beinah KI Buchhaltung.

00:18:13: Es ist

00:18:14: weniger schlimm weniger richtig zu erkennen.

00:18:17: es ist schlimmer Wenn ein Beleg falsch erkannt wird und gesagt wird Das ist aber so richtig weil diesen Fehler zu finden.

00:18:27: Das ist

00:18:28: schwierig und das ist so eine Sache, wo ich sage, dass es die Herausforderung bei KI Buchhaltung.

00:18:33: Damit sind wir eigentlich genau an dem Punkt angekommen, an dem Dokionest ins Spiel kommt und ihr beschreibt Dokionestsingemess als Brücke wie das Belegka aus des Mandanten in die strukturierte Welt der Steuerkanzler übersetzt.

00:18:45: was bedeutet dieses Bild konkret?

00:18:47: Und an welcher Stelle zwischen Mandant und Kanzlei positioniert sich Dokionist?

00:18:53: also wir sind sozusagen Vorsystem zur Buchhaltung, also die meisten machen ja ihre Buchhaltungen mit Datev und davor positioniert sich Docynest dort.

00:19:05: Wir vereinfachen den Prozess dass die Kanzleien die Belege erhalten.

00:19:12: dazu bieten wir verschiedene Möglichkeiten beispielsweise die E-Mail weiter Leitung die vorhin erwähnt wurde oder unser Portal oder sogar per App Und dann läuft unsere KI sozusagen und liefert der Kanzlei dann die Buchungsvorschläge.

00:19:31: Okay, jetzt spielen wir mal euren Zero-Touch Rechnungseingang komplett durch.

00:19:37: ein Lieferant schickt am Montagmorgen eine Rechnungen als PDF an das Rechnungspostfach eines Mandanten.

00:19:42: was passiert denn mit dieser Rehnung in Docunist vom Eingang der Mail bis zu dem Moment an dem erstmals einen Mensch aktiv werden muss?

00:19:51: Also optimalerweise hat es der Mandant bereits eine Weiterleitung eingerichtet.

00:19:56: Und das bedeutet, die E-Mail wird direkt an Docunest weitergeleitet und dann läuft unsere KI und ließ den Beleg aus.

00:20:07: Die Logik erstellt dann anhand der Daten, die wir bereits haben, den Buchungsvorschlag und die Kanzlei.

00:20:16: Wenn sie dann die Buchhaltung macht einmal im Monat kann sich diese Buchungs Vorschläge anschauen kann sie dann einfach an Datasinten.

00:20:24: Ja, ich würde vielleicht noch zwei Themen ergänzen.

00:20:28: Die KI was macht die noch gleichzeitig in dem Moment?

00:20:31: Die Prüftheit sind die Rechnungsvoraussetzungen erfüllt?

00:20:34: und du hast jetzt gesagt eine PDF Datei.

00:20:37: Was heißt PDF-Datei?

00:20:40: Sagen wir mal es ist ne Zugpferdrechnung.

00:20:42: Dann prüft unser System direkt.

00:20:44: ist das eine Zugpfärderechnung und ist sie auch validierbar?

00:20:47: weil?

00:20:48: man kann sich kaum vorstellen, aber es sind sauviele Zugfertrechnungen draußen.

00:20:53: Die rausgegeben werden die nicht validierbar sind, die falsch sind wie einfach kaputt sind.

00:20:59: und das nächste wir haben auch daraus wenn kein Konto ab Buchung stattfand haben wir auch eine offene O-Pos.

00:21:08: Das heißt wir wissen die Rechnung ist offen dann kann man sie im Portal direkt mit einem Knopfdruck bezahlen.

00:21:18: Die relevanten Daten wurden in der Regel dann noch erkannt.

00:21:21: Wie sieht denn anschließend die Freigabe in der Praxis aus?

00:21:23: Nehmen wir an, der zuständige Mitarbeiter soll die Rechnung sachlich prüfen und freigeben.

00:21:28: Was sieht er und wie viel Aufwand hat er damit tatsächlich

00:21:31: noch?".

00:21:33: Also die Rechenungen zu bezahlen sind eigentlich nur zwei Klicks so wie das beim Online-Banking auch ist.

00:21:39: Er sieht die Rechnung.

00:21:40: Das System hat schon alles ausgelesen weil es den Betrag und den Empfänger etc.

00:21:44: kennt und dann kann man einfach sagen dass man die Rehnung bezahlen möchte und wird dann sozusagen zu seinem Online-Wanking weitergeleitet.

00:21:53: Und ab dem Schritt ist das überweisen genauso wie bei jeder anderen Rechnung auch.

00:21:59: Ja, nach der Freigabe kommt ja die Buchhalterische Seite ins Spiel.

00:22:03: Wie funktioniert die automatische Vorkonterung bei Docunest konkret?

00:22:08: Was lernt das System aus vielleicht auch vergangenen Buchungen und wie geht es damit um wenn die KI sich bei einem Buchungsvorschlag nicht sicher ist?

00:22:16: Genau!

00:22:18: Wie sieht es Buchhalterich aus?

00:22:20: Auf der Kanzlei Seite.

00:22:23: Als Kanzlei bekommst du halt eine Übersicht gefiltert nach Eingangsrechnung, Ausgangsrechnungen und den jeweiligen Bankkonten.

00:22:32: Kannst bei jeder Eingangerechnung dir den Beleg anzeigen lassen, hast dann auch ein Buchungsfeld das der Dativ sehr ähnelt.

00:22:42: Das heißt, das kennen die meisten Leute wie das aussieht können dem Beleg auf ihren zweiten Monitor packen und können sich dann das anschauen.

00:22:51: Das heißt, wir arbeiten da auch so mit einem Ampelsystem Grün-Gelbrot.

00:22:57: Grün sicher erkannt.

00:22:58: Da haben wir gar keine Problematiken.

00:23:01: Gelb

00:23:02: ist sehr wahrscheinlich richtig.

00:23:05: Schaust die aber bitte nochmal an!

00:23:07: Und Rot?

00:23:08: Da ist die KI nicht sicher.

00:23:10: Entweder fehlt da ein Kreditorkonto oder das Sachkonto ist ja sich nicht sicher wirklich reingehen.

00:23:19: Genau und das prüft der Mitarbeiter, wenn er das alles angepasst hat es kann er sowohl in Docunest als auch in Datif machen markiert die Buchungsvorschläge sendet die an die Datif und spielt sie bei der Datif ein.

00:23:36: Und wie geht's dann weiter?

00:23:37: Ihr positioniert Docunist ausdrücklich alt System dass neben Datif arbeitet und nicht Datif ersetzen soll.

00:23:44: Wie funktioniert diese Übergabe technisch?

00:23:47: Also was muss die Kanzlei anschließend Datav überhaupt noch erledigen.

00:23:52: Kommt darauf an, was vorher ein Documents gemacht hat aber grundsätzlich sobald die Daten übertragen sind.

00:23:58: das machen wir über den Buchungsdatenservice.

00:24:01: Das heißt da werden sowohl die Belegbilder als auch die Buchungen übertragen und wie übertragend tatsächlich ja auch die Bankbestände zusätzlich.

00:24:11: Das heisst in der Kanzlais Gehe ich einfach auf Daten holen, hol mir die aus dem Rechenzentrum.

00:24:17: Spiel sie ein und habe dann an allen Eingangs- und Ausgangsrechnungen den Beleg dran gehäftet.

00:24:23: Sieht ihr die Bankbuchung mit jeweiligen Kontoauszügen?

00:24:27: Und dann geht es eigentlich nur noch ums Prüfen.

00:24:30: Das heißt das kann man auch schon in Documents vorher machen aber sonst macht man's dann in Datef.

00:24:35: Die klassische Prüfung Buchhaltung ist durch finde ich Fehler sind Korrekturen vorzunehmen.

00:24:42: Man kann auch die Konten dann in der Datif anpassen.

00:24:45: Das wird dann auch in der Zukunft, in Docunest

00:24:48: berücksichtigt.".

00:24:50: Wie geht Docunes denn beispielsweise mit eingeschränkten Belegenfotos und ungewöhnlichen Rechnungsformaten oder vielen Informationen um?

00:24:56: Ihr habt eben schon mal gesagt das ist irgendwie nach oben gespült.

00:24:59: da muss man Mensch ran.

00:25:00: Und was passiert wenn ein Mandant weiterhin gelegentlich einen Beleg auf einem anderen Weg einreicht?

00:25:07: Also Der Mandant hat ja so seine Möglichkeiten diese Belege einzureichen Und die Kanzlei sieht dann sozusagen das Ergebnis, was rauskommt wenn wir mit der KI ist ein Beleg ausgelesen haben.

00:25:24: Je nach Qualität dessen was reingekommen ist können wir ihn dann auslesen oder nicht.

00:25:30: also bei E-Rechnungen haben wir eine hundertprozentige Quote weil es digital ist.

00:25:34: Bei normalen PDFs läuft es auch meistens durch aber wenn weiterhin Belege reinkommen die nicht auslesbar sind, dann muss die Kanzlei immer noch ran und Rückfragen stellen.

00:25:52: Das Schöne ist aber auch der Mandant kriegt einen Hinweis wenn was nicht ausgelesen werden konnte.

00:25:58: Eine Erziehung, dass man die Mandanten ein bisschen dazu erzieht auch die Informationen richtig anzureichen?

00:26:05: Ja tatsächlich ich muss sagen... Ich war verblüfft als ich letztens mein Bewurtungsbeleg eingescannt habe ... und dann stand da, oh die Angaben sind noch nicht alle vollständig.

00:26:15: Und da muss ich nochmal richtig schauen habe gesehen ja... ... mein Foto war nicht ganz vollständisch,... ... den letzten Teil hab' ich da weggelassen.

00:26:22: Da erinnert dich die App noch dran.

00:26:23: bitte vollständlich hochladen.

00:26:26: Das ist

00:26:26: ein schönes Gemick!

00:26:28: Ja Bewirkungsbeläge sind ein spannendes Thema weil das jeder irgendwie anders macht.

00:26:33: Mein Lieblingsbeispiel ist dass dann jemand noch drauf schreibt plus fünf Euro Trinkgeld... ...und auch das haben wir dann noch eingebaut dass bei der Kontierung dann extra dafür noch eine Berufsteile erstellt wird.

00:26:45: Ja, cool!

00:26:48: Lasst uns zum Abschluss nochmal auf eine mögliche Einführung in der Kanzlei schauen.

00:26:51: also nehmen wir mal eine Steuerkanzlei die heute noch sehr unterschiedliche Prozesse bei ihren Mandanten hat und sagt ja das klingt schon ganz gut aber meine Mandanten bekomme ich niemals alle auf allen einheitlichen digitalen Prozess.

00:27:05: was würdet ihr jetzt dieser Kanzlei empfehlen?

00:27:08: wie ihr, wie sie mit Documents starten könnte.

00:27:11: Muss die ihre Prozesse komplett umstellen oder kann Sie zunächst mit einzelnen Mandanten beginnen?

00:27:17: Und woran würde sie nach einigen Monaten dann schon erkennen ob sich die Einführung tatsächlich gelohnt hat?

00:27:24: Da würde ich tatsächlich immer nach Kanzlei empfehlen.

00:27:27: fangt klein an, fängt mit kleinen Prozessen an, die zurzeit sehr viel Zeit kosten und führt das Pöa-Pö ein Weil das größte Problem ist gar nicht den Mandanten zu überzeugen, weil davon gehen immer die meisten Steuerberater aus.

00:27:44: Die größte Herausforderung ist die Transformation in der Kanzlei selbst – die Mitarbeiter mitzunehmen und das ist glaube ich eher das Problem, weil unser Beruf sich auch so ein bisschen verändert.

00:27:57: also die Tätigkeit ist eine ganz andere in der Zukunft.

00:28:01: aber ich sage mal fangt an Wir haben auch einen zwei Kanzlein, bei dem wir mit Documents Consulting den Helfen auch Bandanten anzuborden.

00:28:12: Übernehmen auch Bandanden Onboardings für Kanzlei.

00:28:16: Die Gehürde ist eigentlich sehr, sehr gering oder sehr niederschwellig gemacht und absichtlich.

00:28:23: Ich muss tatsächlich sagen jeder der ein Smartphone bedienen kann und WhatsApp schreiben kann mit seinen Liebsten kann auch Documents nutzen.

00:28:32: Im Idealfall macht es auch genauso viel Spaß.

00:28:35: Hoffentlich sogar noch mehr.

00:28:37: Genau, und wenn man unseren Beispiel belegt aus dieser Folge betrachtet dann finde ich wird der Unterschied ziemlich deutlich.

00:28:42: mit einem klassischen Prozess da kommt eine Rechnung irgendwo an wird weitergeleitet abgelegt freigegeben möglicherweise nochmal gebucht manuell erfasst und schließlich in die Kanzlei übermittelt und im automatisierten Prozess mit Docunest kann ein großer Teil dieses Schritts wirklich schon erledigt sein bevor die Kenzlei überhaupt mit dem Beleg arbeitet.

00:29:01: Das ist schon Mindbreaking, würde ich sagen.

00:29:04: Ist schon echt cool!

00:29:05: Ja vielleicht ist genau das auch die wichtigste Erkenntnis aus unserem Gespräch.

00:29:09: Digitalisierung wird heute nicht zwangsläufig ein bestehenden Analogenprozess einfach nur digital abzubilden denn interessant wird es vor allem dann wenn einzelne Arbeitsschritte gar nicht mehr manuell erledigt werden müssen.

00:29:24: Sidney, Backtasch vielen Dank euch beiden für die Einblicke in eure Arbeit und natürlich in Doktor Ness.

00:29:28: Danke

00:29:29: schön Sehr gerne.

00:29:31: Vielen Dank!

00:29:32: Ja, wenn ihr euch Docunest genauer anschauen möchtet findet ihr weiterführende Informationen und Links wie immer in den Show Notes zu dieser Folge.

00:29:40: dort verlinken wir euch auch direkt zur Website von Docunist und so weiteren Informationen rund um das Tool.

00:29:46: Und damit sind wir am Ende dieser Folge von Text and Bites angekommen.

00:29:49: Wenn euch die Folge gefallen hat freuen wir uns natürlich wenn ihr unseren Podcast abonniert und bei der nächsten Folge Peter dabei seid.

00:29:57: Ja, dann sagen wir vielen Dank fürs Zuhören.

00:29:59: Bis zum nächsten Mal bei Tex and Bytes und weiterhin viel Erfolg beim Digitalisieren!

00:30:04: Macht's gut – bis zur nächsten Folge!